Ausgelieferte Workflows sind nicht editierbar. Um einen ausgelieferten Workflow zu bearbeiten, müssen Sie zunächst eine Custom-Version dieses Workflows erstellen. Die Custom-Version des Workflows können Sie anschließend bearbeiten.

Der Bereich Messages enthält Meldungen, deren Ursachen eine Aktivierung oder Speicherung des Workflows verhindern. Ursachen für Meldungen können z. B. fehlende Lizenzen oder fehlende Workflowknoten sein.

Der Bereich Start node enthält die Beschreibung des Startknotens eines Workflows. Die Beschreibung ist nicht editierbar.

Der Bereich End node enthält die Beschreibung des Endknotens eines Workflows. Die Beschreibung ist nicht editierbar.

Über einen Klick auf Settings öffnet sich der Dialog Edit activity parameters. In diesem Dialog können Sie im Feld Purge after days die Aufbewahrungszeit für beendete Workitems festlegen, z. B. 30 für eine Aufbewahrungszeit von 30 Tagen nach Ende des Workflows.

Der Bereich Activity enthält den Namen und die Parameter eines Aktivitätsknotens. Ein Workflow besteht in der Regel aus mehreren Aktivitätsknoten. Jeder dieser Knoten führt eine bestimmte Aktivität im Workflow aus, z. B. das Klassifizieren von Dokumenten oder das Validieren von Belegen. Welche Aktivität ausgeführt wird, ist abhängig vom Typ des Aktivitätsknotens. Die folgenden Typen von Aktivitätsknoten sind verfügbar:

Aktivitätsparameter

Abhängig vom Typ des Aktivitätsknotens sind verschiedene Parameter verfügbar. Über diese Parameter können Sie die Funktionsweise des Aktivitätsknotens konfigurieren. Um die Parameter eines Aktivitätsknotens zu öffnen, klicken Sie auf Settings.

Parameter für die Aktivität "Archive"

Feld	Beschreibung
Archive key	Legt das Helix-Archiv fest, das für die Archivierung genutzt wird. Zur Auswahl stehen alle Archive, die unter dem Menüpunkt Archives angelegt sind.
Target schema	Legt das Zielschema für die Archivierung fest. Tipp Als Zielschema wählen Sie in der Regel das Schema des Workflows aus. Alternativ können Sie ein anderes Schema auswählen, das kompatibel ist und alle Workflowfelder aufnehmen kann.
Archive original main document	Legt fest, ob das Original-Dokument archiviert wird.
Archive working main document	Legt fest, ob das Arbeitsdokument ("Working Document") archiviert wird.
Archive attachments	Legt fest, ob die Dateianhänge archiviert werden.
Archive protocols	Legt fest, ob die Protokolle archiviert werden.
Archive comments	Legt fest, ob die Kommentare archiviert werden.

Parameter für die Aktivität "UI"

Feld	Beschreibung
Activate extraction training	Legt fest, ob die Daten in diesem Workflowknoten für das Training der Datenextraktion genutzt werden.
Use access determination table	Legt fest, ob die Berechtigungen für Workitems über die Rollenfindungstabelle gesteuert wird. Wenn die Checkbox Use access determination table aktiviert ist, werden die Berechtigungen über die Rollenfindungstabelle gesteuert. Im Standard ist die Nutzung der Rollenfindungstabelle nicht aktiviert. Die Berechtigungen für die Workitems werden dann über die Zugriffskontrolle vergeben. Um die Berechtigungen detaillierter festlegen zu können, aktivieren Sie die Nutzung der Rollenfindungstabelle. Die Zugriffskontrolle wird dann nicht verwendet. Im Fall von fehlenden Einträgen in der Rollenfindungstabelle greift das System auch nicht auf die Zugriffskontrolle zurück.
Schema context for form selection	Legt das Schema fest, das für die automatische Auswahl des passenden Formulars für diesen Workflowknoten genutzt wird.
Role of forwarding recipients	Legt die Benutzerrolle für Weiterleitungsempfänger fest. Benutzer, die die festgelegte Rolle besitzen, können Weiterleitungen aus diesem Workflowknoten erhalten.
Role of inquiry recipients	Legt die Benutzerrolle für Rückfrageempfänger fest. Benutzer, die die festgelegte Rolle besitzen, können Rückfragen aus diesem Workflowknoten erhalten.

Parameter für die Aktivität "OCR"

Feld	Beschreibung
Max pages for ocr recognitions	Legt die maximale Anzahl an Seiten fest, die per OCR ausgelesen werden. Maximal werden die ersten 15 Seiten und die 5 letzten Seiten ausgelesen. Geben Sie den Wert -1 an, um die maximal mögliche Seitenanzahl per OCR auszulesen.
Ocr language	Legt die Sprache fest, die für die Texterkennung genutzt wird.
Pdf quality	Legt die Qualität des PDF-Dokuments in Prozent fest, z. B. 100 für 100 Prozent.
Continue on error	Wenn die Checkbox Continue on error aktiviert ist, wird der Workflow bei Auftreten eines Fehlers ohne OCR-Beleglesung fortgesetzt.

Parameter für die Aktivität "Extraction"

Feld	Beschreibung
Extraction project	Legt das Projekt fest, das für die Datenextraktion genutzt wird.
Extraction strategies	Legt die Methode fest, die für die Datenextraktion genutzt wird. Die folgenden Methoden zur Datenextraktion sind verfügbar: Default Region detection based extraction xSuite AI External AI
Validation project name	Legt das Projekt fest, das für die Validierung der Ergebnisse der Datenextraktion genutzt wird.
Continue on error	Wenn die Checkbox Continue on error aktiviert ist, wird der Workflow bei Auftreten eines Fehlers ohne Extraktion fortgesetzt. Die Fortsetzung des Workflows trotz Fehler kann z. B. sinnvoll sein, wenn PDF-Dokumente erwartet werden, die technisch nicht der PDF-Spezifikation entsprechen und daher Fehler verursachen.

Parameter für die Aktivität "SAP Viewer Converter"

Feld	Beschreibung
Continue on error	Wenn die Checkbox Continue on error aktiviert ist, wird der Workflow bei Auftreten eines Fehlers ohne Ausführung des SAP Viewer Converters fortgesetzt.

Parameter für die Aktivität "Protocol"

Feld	Beschreibung
Template name	Legt die Vorlage fest, die für die Erstellung des Protokolls genutzt wird. Wenn Sie in dem Feld Template Name keine Vorlage angeben, wird kein Workflow-Protokoll erstellt.
Template culture	Legt die Sprache fest, in der das Protokoll erstellt wird.

Im Bereich Instance legen Sie die möglichen Ergebnisse eines Workflowknotens fest und definieren bei Bedarf eine oder mehrere Eskalationsstufen.

Im Bereich Access control legen Sie die Berechtigungen für den ausgewählten Startknoten, Exportknoten oder UI-Workflowknoten fest.

Wählen Sie in der Spalte Role eine Rolle aus und aktivieren Sie die Checkboxen für die Berechtigungen, die diese Rolle für den Knoten erhalten soll. Über einen Klick auf Add können Sie eine neue Zeile hinzufügen.

Die folgenden Berechtigungen sind verfügbar:

Im Bereich Script wählen Sie ein Skript aus oder erstellen ein Skript, das für einen Skript-Knoten im Workflow ausgeführt wird.

Über die Dropdown-Liste Script können Sie ein vorhandenes Skript auswählen. Alternativ können Sie den Wert Create or update script auswählen, um ein neues Skript zu erstellen.

Nachdem Sie ein Skript ausgewählt haben, wird das Ergebnis des Skripts automatisch im Feld Script results angezeigt. Klicken Sie auf Open Script, um das Skript in einem neuen Tab zu öffnen.

Im Bereich Solutions können Sie dem Workflow eine Solution zuordnen. Über den Schalter in der Spalte Active können Sie eine zugeordnete Solution aktivieren oder deaktivieren.

Ein Workflow muss immer mindestens einer Solution zugeordnet sein, damit dieser Workflow verwendet werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Solutions (V2).