Nun gibt es eine Migrationsmöglichkeit von Archiv V1 zu Archiv V2.

Diese Migration wird auf Antrag durch das xSuite-Operations-Team auf der xSuite-Helix-Plattform durchgeführt. Der eigentliche Migrationsvorgang läuft im Hintergrund ab und nimmt keinen Einfluss auf Ihr Tagesgeschäft.

Nach der Migrationsdurchführung müssen die URLs zum Aufruf des Archivs (z. B. das HTTP-Script in den ArchiveLink-Parametern der Archive sowie in den Proxy-Einstellungen im xSuite Cloud-Proxy) angepasst werden. Das xSuite-Operations-Team schaltet nach Rückmeldung der Kunden den Kundenmandanten auf xSuite Helix Archiv V2 um. Danach sind die Archiv-V2-Kacheln im Dashboard von xSuite-Helix sichtbar. Neu abgelegte Archivdokumente werden als "Delta-Migration" in das neue Archiv migriert.

Nach Abschluss der Migration stellt xSuite Ihnen ein vollständiges Migrationsprotokoll zur Verfügung.

E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) enthalten bereits wesentliche Inhalte, die für den Rechnungsprüfungsworkflow benötigt werden. Daher sind technisch aufwändige Prozesse, wie OCR oder Extraktion der Informationen, abhängig von kundenindividuellen Erfordernissen, nicht oder nur eingeschränkt notwendig.

Die elektronischen Rechnungen ergänzt xSuite Helix dennoch um Stammdaten, wie z. B. Lieferantennummern oder die Steuerkodierung. Nur auf diese Weise können Belege ohne zusätzlichen manuellen Aufwand im Zielsystem korrekt vorerfasst werden.

Wenn ein Dokument (z. B. durch eDNA) im Helix Workflow angelegt wird, kann das Dokument durch das zuführende System mit einem Kennzeichen (Is_eInvoice) versehen werden. Dieses Kennzeichen signalisiert, dass es sich um eine elektronische Rechnung handelt.

Für jeden Workflowschritt kann dem Benutzer nun eine zusätzliche Information angezeigt werden. Kurze Anweisungen oder einen Hinweise zur Bearbeitung des Vorgangs sollen dem Benutzer die Bearbeitung erleichtern. Zusatzhinweise könnten z. B. Sachliche Prüfung der Rechnung oder Rechnerische Prüfung - Beträge über 10.000 Euro sein.

Wenn der Administrator den Bearbeitern der Workflowschritte Hinweistexte mitgeben möchte, kann er als Administrator mit Zugang zum Konfigurationsbereich einen lokalisierten Text in der Spalte Aufgabentext innerhalb der Rollenfindungstabelle hinterlegen.

Nach dem Öffnen des Workitems sieht der Benutzer den Hinweistext im oberen Teil des Arbeitsbereichs.

Durch unterschiedliche Extraktionsverfahren gewinnt xSuite Helix eine Vielzahl von Informationen zu Fundstellen aus dem Originaldokument. Diese Fundstelleninformationen können nun zusammen mit dem Workitem auch an Folgesysteme von xSuite Helix (z. B. xSuite Cube) übertragen werden. Der Bezugsbereich der Fundstelleninformationen reicht dabei bis auf die Positionsebene. Das bedeutet, farbliche Hervorhebungen der Fundstellen sind nun auch in Systemen außerhalb von xSuite Helix auf Positionsebene sichtbar.

Unter Allgemein/Core → Daten-Editor gibt es nun die Möglichkeit den Dateninhalt der jeweiligen Datenquelle vollständig zu exportieren und auch neue oder geänderte Datensätze zu importieren.

Import

Die Importfunktion bietet folgende Optionen für den Import:

• Löschen bestehender Datensätze und vollständiges Ersetzen der Importdateiinhalte

• Überschreiben bestehender Datensätze und Anlegen neuer Datensätze

• Einfügen neuer Datensätze, ohne bestehende Datensätze zu überschreiben

• Abbrechen des Imports für den Fall, dass ein Datensatz bereits in der Datenquelle besteht

Wir haben die vorliegende Online-Hilfe von der xSuite-Helix-Infrastruktur getrennt und hosten die xSuite-Helix-Online-Hilfe nun auf einem eigenen Server. Diese Trennung entlastet die xSuite-Helix-Infrastruktur und verbessert die Systemsicherheit der xSuite-Helix-Plattform.

Im Auslieferungsworkflow sys_CaptureValidateAgnostic haben wir die Aufbewahrungszeit für beendete Workitems (Status End) auf 0 Tage reduziert. Die beendeten Workitems werden standardmäßig von nun an am Folgetag automatisch gelöscht.

Um den Workflowanwendern den Umgang mit xSuite Helix zu erleichtern, haben wir die einstellbare Uhrzeit für die Wiedervorlage eines Workitems auf die volle Stunde begrenzt.

Für Felder mit Stammdatenbezug haben wir in allen automatisch erstellten Formularen eine F4-Wertehilfe direkt im Feld hinterlegt.

Die Filterkriterien für die Spalte Zielrolle aus der Rollenfindungstabelle können nun durch Eingabe eines Filterausdrucks eingeschränkt werden. Bei den Filterausdrücken ist auch die Verwendung des Platzhalters * am Anfang und am Ende des Ausdrucks erlaubt.

Wir haben folgende Funktionalitäten für die Archivadministration (V2) in die neue Kachel Archivdokument-Manager (V2) integriert:

Integrieren der neuen Kachel in das persönliche Dashboard

Die neue Kachel Archive Document Manager(V2) steht Administratoren zur Verfügung, die einen Archiv-V2-Zugang über ihren Mandanten besitzen.

Die Kachel muss zunächst über den Button in der Titelleiste in den App-Katalog des Dashboards aufgenommen werden. Hierfür aktivieren Sie bei der Kachel die Checkbox Dashboard.

Nach dem Neuarrangieren der Kacheln können Sie das Dashboard wie folgt speichern:

Nach Anklicken der Kachel müssen Sie das Archiv auswählen, in dem sich Ihre Dokumente befinden. Die Archivauswahl können Sie auch im oberen Teil des Archive Document Manager V2 vornehmen.

Im oberen Teil des Archive Document Manager V2 können Sie des Weiteren Suchaufträge (Filter) nach unterschiedlichen Inhalten technischer Felder festlegen.

Suchen von Dokumenten

Als Suchfilter stehen Ihnen Inhalte folgender technischer Felder aus einer Dropdown-Liste zur Verfügung:

• Dokument-Key und Stammschlüssel

• Tracking-ID und Tracking-Key

• Juristische Sperre gesetzt

• Dokument wird (volltext-)indexiert

• SAP Dokument ID

• Aufbewahrungsdatum

• Indexierungsstatus für ArchiveLink Dokumente

• Nächster Indexierungslauf für ArchiveLink Dokumente

• Wiederholungszähler für Indexierung von ArchiveLink Dokumenten

• Versionsnummer eines Dokuments

• Speicherdatum/-zeit eines Dokuments

• Änderungsdatum/-zeit eines Dokuments

Im unteren Bereich des Archive Document Manager V2 sind die Archivdokumente als Suchergebnisse aufgelistet, die aufgrund der gewählten Suchkriterien gefunden wurden. Die Spalten der Dokumentenliste sind nach den technischen Feldern aus der Dropdown-Liste benannt.

Hinweis

Datums- und Zeitangaben sind in UTC-Zeit angegeben und müssen entsprechend der gewünschten Zeitzone angepasst werden.

Die anzeigte Reihenfolge der Dokumente können Sie durch Anklicken der Spaltenköpfe verändern.

Suchaufträge und Filtereinstellungen können Sie mit einem Klick auf den Button Speichern hinterlegen und über die Dropdown-Liste Gespeicherte Filter zu einem späteren Zeitpunkt aufrufen.

Mit einem Klick auf den Button Filter Zurücksetzen werden alle Filterkriterien der aktuellen Suche entfernt und der gesamte Dokumentenbestand eines Archivs wird angezeigt.

Die Gesamtzahl aller Dokumente nach Anwendung einer Suche sehen Sie rechts neben dem Button Zurücksetzen.

Über einen Klick auf das Icon /die Icons in der letzten Spalte der Dokumentenliste können Sie die jeweiligen Dateianhänge des Dokuments anzeigen.

Administration von Dokumenten

Um Dokumente zu löschen oder Änderungen an den technischen Feldern vorzunehmen, müssen Sie entsprechende Dokumente über die jeweilige Checkbox in der ersten Spalte auswählen. Über den Button Maintenance Tasks können Sie Tasks zum Löschen markieren oder den Inhalt technischer Felder aktualisieren.

Derzeit stehen folgende Wartungsvorgänge für die von Ihnen ausgewählten Dokumente zur Verfügung:

• Löschen

• Setzen und Entfernen von juristischen Sperren

• Setzen und Entfernen des Status für die Indexierung von ArchiveLink Dokumenten

• Verschiebung des nächsten Ausführungsdatums für die Indexierung des ArchiveLink Dokuments (um die Zeitspanne, die in der Konfiguration des Content Servers eingestellt wurde)

• Komplettes Zurücksetzen des Indexierungsstatus von ArchiveLink Dokumenten

• Setzen des Flags zur (Volltext-)Indexierung von Dokumenten

Für alle Wartungsaufgaben können Sie durch die Aktivierung der Checkbox Für alle Dokumente ausführen den Wartungsvorgang für alle Archivdokumente festlegen.

Hinweis

Die Auswahl über die Checkboxen der angezeigten Dokumente in der Dokumentliste gilt nur für die in der Liste sichtbar ausgewählten Dokumente. Die Anzahl der angezeigten Dokumente ist aus technischen Gründen begrenzt.

Durch einen Klick auf den Button Start erhält xSuite Helix den Auftrag, die Wartungsaufgabe auszuführen. Die Dauer der Ausführung kann je nach Umfang der Aufgabe und Systemauslastung einige Sekunden dauern. Die erfolgreiche Übergabe der Aufgabe an das Backend-System von xSuite Helix wird mit einer Erfolgsmeldung bestätigt:

Sichtbare Beleginformationen in Indexfeldern können nun im Hintergrund zusätzliche Informationen enthalten. Als erste Zusatzinformation werden die Koordinaten der Fundstellen aus den Belegen durch xSuite Helix für diese Felder hinterlegt und im Workflow mitgeführt.

Diese Funktionserweiterung können Benutzer in allen xSuite-Helix-Workflowschritten sehen, die editierbare Felder enthalten.

Editierbare Felder mit zusätzlicher Kontextinformation werden im Bereich der Feldinformationen am Rand des jeweiligen Datenfelds gehighlightet.

Mit einem Klick auf den Button Kontexte im Bereich Aktionen können Sie sich alle Felder mit zusätzlichen Kontextinformationen eines Belegs anzeigen lassen.

Das Auffinden spezifischer Feldinhalte im Originalbeleg haben wir für Benutzer vereinfacht. Durch einen Klick auf ein spezifisches Feld sehen Sie nun eine dünne Linie zwischen dem gewählten Datenfeld und der Ursprungsinformation im Originalbeleg.

In der Konfiguration von Extraktionsprojekten können Sie Ankerwörter von IBAN-Informationen nun projektspezifisch konfigurieren.

Zur Eingabe von eigenen Ankerwörtern oder entsprechenden regulären Ausdrücken öffnen Sie das verwendete Extraktionsprojekt sys_DataExtractionProject_Invoice oder sys_DataExtractionProject_Invoice_US über die Kachel Konfiguration → Abschnitt Capture → Extraktion.

Über den Tab Benutzerdefinierte Suchmasken im Bereich Kopfdaten → IBAN → Ankerworte können Sie zusätzliche Ausdrücke hinterlegen. Bereits im System vorhandene Ausdrücke können Sie sich über die Option Erweiterte Ansicht im Bereich Aktionen anzeigen lassen.

Unter Konfiguration → Workflow (V2) → Skripte ist das "Blockly-Scripting" verfügbar. Dieses Blockly-Scripting wurde erweitert, sodass nun auch Inhalte von Unterschemas gelesen und verändert werden können. Außerdem wurde die Darstellung von Programmschleifen implementiert.

In dem folgenden Beispiel wird zunächst der Ländercode des Buchungskreises eines Workitems ermittelt. Anschließend werden in einer Programmschleife alle Positionszeilen eines Beleges bearbeitet. Für jede Position wird auf Basis des Steuersatzes und des Ländercodes aus der Datenquelle sys_Tax das jeweilige Steuerkennzeichen berechnet. Dieses Steuerkennzeichen wird in der Positionszeile gespeichert.

In dem ausgelieferten Workflow sys_CaptureValidateAgnostic ("Capture Validierung agnostisch") werden Workitems nun unmittelbar nach Beenden des Workflows (Phase "END") gelöscht.

Das unmittelbare Löschen stellt keine Einschränkung des Betriebs dar. Workitems im Schritt "Export" können durch das angeschlossene externe System beliebig lange zur Aufbewahrung festgehalten werden.

Wenn dennoch eine Aufbewahrung nach Beenden des Workflows benötigt wird, kann im Workflow-Designer über die Parameter des Ende-Knotens jederzeit die Aufbewahrungszeit erhöht werden.

In den Ländern Belgien, Niederlande und Spanien werden in vielen Fällen zur Verbesserung der Lesbarkeit Zusatzzeichen in die Angaben von Umsatzsteuernummern eingeführt. Durch zusätzliche reguläre Ausdrücke wird die Erkennung von Kreditoren auf der Basis der Umsatzsteuernummern ermöglicht.

Um eine Wiedervorlage für einen Vorgang innerhalb eines Workflows einzurichten, ist nun lediglich die Angabe einer vollen Stunde für den Wiedervorlagezeitpunkt und ein Erläuterungstext notwendig.

Bei aktiven Filterkriterien in der Rollenfindungstabelle können nun auch weitere Zeilen zur Rollenfindungstabelle hinzugefügt werden.

Neu hinzugefügte Zeilen werden bis zum endgültigen Speichern gelb hinterlegt (1) angezeigt. Die gesetzten Filterkriterien werden automatisch als Feldinhalt in das entsprechende Feld übernommen. Daher erscheint hier z.B. Management vorausgefüllt in der entsprechenden Spalte, für die der Filter Management bereits gesetzt war, als die neue Zeile hinzugefügt wurde.

Ein Icon mit einem Ausrufezeichen (2) vor der Zeile zeigt an, dass obligatorische Felder in dieser Tabellenzeile noch nicht ausgefüllt sind. Vollständig ausgefüllte Zeilen muss der Benutzer durch den Button Anwenden bestätigen (3).

Danach können weitere Zeilen über den Button Hinzufügen (1) ergänzt werden.

Erst mit einem Klick auf den Button Speichern (2) kann der Benutzer alle zeilenbezogenen Ergänzungen und Korrekturen endgültig übernehmen.

Die Extraktion mit xSuite AI kann die Kreditorennummer aus Bestellnummern ermitteln, die auf einer Rechnung gefunden wurden. Dazu wird der Eintrag Supplier aus den Stammdaten der Bestellungen (Datenquelle: sys_Order) ausgelesen.

Die Priorität dieser zusätzlichen Suchstrategie (PurchaseOrderNumber (2)) kann in der Konfiguration des jeweiligen Capture-Extraktionsprojekts (sys_DataExtractionProject_Invoice (1) oder sys_DataExtractionProject_Invoice_US) gegenüber anderen Strategien verändert werden.

In speziellen Projektsituationen kann die Suchstrategie PurchaseOrderNumber (2) für das Extraktionsprojekt in der Spalte Enabled (3) auch deaktiviert werden. Die Bestimmung der Kreditoren-ID folgt dann dem bisherigen Suchmuster bestehend aus den aktivierten Suchstrategien mit ihren jeweiligen Prioritäten.

Ein neuer Microservice zur Validierung von Extraktionsergebnissen wurde in die xSuite-Helix- Plattform integriert. Im aktuellen Release („Busy-Beaver“) prüft dieser Microservice ausschließlich Bestellnummern, die durch xSuite AI geliefert wurden und vergleicht sie mit den Bestellnummern, die durch das ERP-System in xSuite Helix hinterlegt wurden.

Bestellnummern, die nicht in der Liste der offenen Bestellnummern enthalten sind, werden gelöscht. Falls durch diesen Vorgang keine Bestellnummer mehr vorhanden ist, wird der Rechnungstyp der Bestellung automatisch zu Rechnung ohne Bestellbezug geändert.

Das technische Dateiformat des xSuite-Helix-Workflowprotokolls wurde von PDF auf HTML umgestellt. In Projekten, die dieses Protokoll mit den Extraktionsergebnissen an ein ERP-System übergeben, muss die Umstellung des Formats für die Konfiguration des xSuite Interface 5 und für die Konfiguration des ERP-Systems berücksichtigt werden.

Buttons erhalten abhängig von ihrem festgelegten Status innerhalb einer Workflowaktivität folgenden farbigen Hintergrund:

Die Beleglesung von xSuite Helix kann für Kunden mit Invoice-Premium-Paket optional auf die Nutzung einer textbasierten KI, einem Large Language Model, umgestellt werden. Die xSuite Group GmbH kann xSuite-Helix-Mandanten zentral für die Nutzung der textbasierten KI freischalten (1).

Für jeden Workflow kann der Benutzer nun individuell zwischen der gewohnten Beleglesung und der KI-unterstützten Beleglesung umschalten. Dazu ruft der Benutzer die Konfiguration des jeweiligen Workflows auf (Kachel Konfiguration → Knoten Workflow (V2) → Workflows). Anschließend kann der Benutzer im Workflow den Knoten Extraktion auswählen (1).

Über das Zahnradsymbol (2) öffnet der Benutzer die Parametereinstellungen des Extraktionsknotens. Der Benutzer kann in den Parametereinstellungen die KI-gestützte Segmentierung mit einem Klick auf die Option Aktivieren der xSuite KI Engine (3) auswählen.

Feldinhalte von Workitems (Schemas), sowie Dateianhänge kann der Benutzer direkt aus einem xSuite Helix Workflow in das neue Archiv (Archiv V2) ablegen. Hierzu steht die neue Workflowaktivität Archive zur Verfügung.

Nur aus einem Workflowmandanten heraus kann der Benutzer Workitems inklusive der dazugehörigen Schemas sowie unterschiedliche Dateianhänge und Kommentare archivieren. Workflowvorgänge eines anderen Workflowmandanten kann der Benutzer aus seinem Workflowmandanten heraus nicht archivieren.

Ablegen von Workflowvorgängen:

Der Benutzer legt einen Workflow im Kundennamensraum an. An der gewünschten Stelle des Workflows legt der Benutzer eine neue Aufgabe an. Die neu angelegte Aufgabe kann der Benutzer zur Archivierung auswählen (1).

Als Aktivität wählt der Benutzer Archive (2).

Zusätzlich empfiehlt die xSuite Group GmbH einen geeigneten Namen (3) und eine Lokalisierung (4) zu wählen. Ansonsten sind später nur technische Namen an den betreffenden Stellen zu sehen.

Über das Zahnradsymbol (1) legt der Benutzer folgende Einstellungen für die Archivierung fest:

Die grafische KI zur Unterstützung der Beleglesung erhält ein Update des KI-Modells. Dieses Modell-Update verbessert die Geschwindigkeit. Zusätzlich wurden die Kriterien für das Erkennen der Felder während des impliziten Trainings stärker eingegrenzt. Dadurch ist die Erkennung präziser.

Die Rollenfindungstabelle wurde um ein drittes, frei definierbares Kriterium erweitert. Somit können Regeln zur Ermittlung von Bearbeiterrollen noch projektspezifischer festlegt werden.

Für alle 3 frei definierbaren Kriterien zur Rollenfindung kann der Benutzer nun Sortier- und Filterdefinitionen festlegen. Die Kriterien zur Rollenfindung sind als Spaltenpaare in der Benutzeroberfläche sichtbar. Der Benutzer kann die Einträge dieser Spalten nun sortieren und filtern.

Belege gleicher Herkunft werden beim Abrufen der Trainingsergebnisse mit größerer Genauigkeit erkannt. Der Grund dafür ist die Anpassung mathematischer Regeln für den Erkennungsprozess.

Ein überarbeiteter Annahme- und Verarbeitungsprozess hat die Verarbeitung von übertragenen Stammdaten beschleunigt. Darüber hinaus werden Stammdaten nun in einer separaten Verarbeitungslinie verarbeitet. Die entkoppelte Verarbeitung der Stammdaten beschleunigt die Stammdatenannahme ebenfalls.