Erweiterung und Standardisierung von Suchmöglichkeiten im Workflow

Vielfach werfen spezielle Suchen in Datenbeständen in Detailprobleme auf, die dann in unerwarteten Treffermengen resultieren.

Mit diesem Release bietet Helix (zunächst für Suchen in Trefferlisten des Workflows) 2 unterschiedliche Typen von Suchen bzw. Finden von Ergebnissen wie folgt an:

Anlegen und editieren von kundenspezifischen Schemas

Mit diesem Release von Helix ist es möglich kundenspezifische Schemas zur Nutzung als Datenquellen, als Datenstrukturen für eigene Workflows oder zukünftige Archive anzulegen.

In Helix können die folgenden Schematypen angelegt und verwendet werden:

Das Anlegen und Verändern von Schemas erfordert einen Benutzer mit der Berechtigungsrolle "sys_SchemaAdmin".

Das Neuanlegen kundenspezifischer Schema erfolgt über die Kachel für Konfiguration. Hier navigiert man links im Konfikurationsbaum auf die Kategorie "Allgemein /Core". Schließlich klickt man den Auswahlpunkt Schemas (1) an.

Es werden alle bereits im System angelegten Schemas angezeigt.

Über die Schaltfläche "Neu" (2) kann ein neues Schema angelegt werden.

Zunächst muss ein Namen (beginnend mit "cst_") eingegeben werden (3). Danach muss ein Typ (s. Tabelle oben) gewählt werden (4), wie z.B. "Stammdaten".

Über die Schaltfläche "Anlegen" (5) können zusätzliche Felder in dem Schema angelegt werden. Für jedes Feld werden folgende Eigenschaften vergeben:

"Feldname" (6): technischer Name des Feldes bzw. Unterstruktur

"Lokalisierung" (7): Lokalisierungsname mit hinterlegten Übersetzungen - wird Anwendern unter diesem Namen angezeigt.

"Datentyp" (8): mit Auswahlmöglichkeit wie String, Numerisch, Datum, u.v.m. Es können aber auch bekannte Subschemas - Typ "virtuell" ausgewählt werden.

Unter "Einstellungen" (9) können Feldlängen eingeschränkt oder inhaltliche Validierungen hinterlegt werden.

Eine Checkbox bei "Array" (10) ermöglicht, dass ein Feld mehrfach innerhalb eines Datensatzes auftreten kann (z.B. mehrere Kontainer-Nummern).

Eine Checkbox bei "Erlaube Nullwerte" (11) lässt zu, dass das Feld nicht gefüllt wird.

Eine Checkbox bei "Pflichtfeld" (12) unterbindet, dass der Feldinhalt leer bleibt.

Das Aktivieren der Checkbox "Indexiert" bewirkt, dass das Feld in die Volltextindexierung aufgenommen wird. Dies ist in den meisten Fällen aus Geschwindigkeitsgründen erwünscht.

Wichtig ist dann (für Stammdaten zwingend), dass eines der Felder aus "Schlüsselfeld" gewählt wird (14).

Unter "Berechtigungen setzen" (15) können Berechtigungen für das Verändern des Schemas vergeben werden.

Unter "Elementberechtigungen" können Berechtigungen für die Anzeige bzw. Änderung von Dateninhalten vergeben werden.

Unter "Anlegen" wird schließlich das Schema innerhalb der Helix und ggf. seinen Datenbanken angelegt und steht dann zur Nutzung zur Verfügung.

Änderungen an einem kundenspezifischen Schema

An einem kundenspezifischen Schema können Veränderungen durchgeführt werden unter der Voraussetzung, dass dabei keine bereits vorhandenen Daten gelöscht werden müssen und auch keine abhängigen Objekte (wie Workflows oder Workitems) inkompatible Strukturen oder Daten enthalten.

Bei Änderungen wird ein Update-Dienst beauftragt, der die gewünschten Änderungen zunächst prüft und dann entsprechende Updates der Datenbanken und Strukturen durchführt. Dieser Dienst startet 1x je Minute. Daher sind evtl. kleinere Wartezeiten bis zu 1 Minute bis zum Start des Updates möglich.

Bei der Anzeige bereits angelegter Schema wird daher eine Schaltfläche für "Aktualisieren" (18) angezeigt.

Es können an dieser Stelle neue Felder oder Strukturen hinzugefügt (19), oder andere verändert oder gelöscht werden - unter den oben beschriebenen Voraussetzungen.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche "Aktualisieren" (18) wird in einem zweiten Fenster die geplante Aktualisierung beschrieben, sowie evtl. bereits vorhandene Daten oder Strukturen (20) benannt.

Mit Klick auf "Start" (21) wird die Aktualisierung gestartet und eine Migration der entsprechenden Datenstrukturen durchgeführt, falls keine Gründe gegen eine Migration sprechen. Mit Close (22) wird der Dialog auch nach einem Update verlassen.

Nach erfolgreicher Migration wird eine Migrationshistorie mit den 5 jüngsten Änderungen angezeigt (23). Ältere Stände können gelöscht (24) oder auch reaktiviert (25) werden. Nach einer Reaktivierung muss im Anschluss eine Aktualisierung erfolgen.

Viewer: Highlighting des Geschäftspartners bei Doppelklick der Geschäftspartnernummer funktionierte nicht.

Beleglesung: das Auslesen von Feldinhalten wurde nur auf den ersten 3 Seiten durchgeführt.

Das Auslesen wurde erweitert auf die ersten 6 Seiten und 3 letzten Seiten eines Dokumentes.

Archiv: Bestimmte fehlerhafte PDF-Dokumente konnten nicht im Archiv abgelegt werden.

Probleme konnten für die spezifischen PDF-Dokumente behoben werden.

Workflow (V2): Beim Befüllen von bisher nicht initialisierten Feldinhalten durch das xSuite Interface kam es zu Fehlermeldungen.

Dateneditor: Bei der Anzeige von Datenquellen mit sehr vielen Datenelementen kam es zu Fehlermeldungen.

Datenextraktion mit (KI-)Segmentierung: In manchen Fällen wurden Ergebnisse der Belegsegmentierung nicht an die Belegextraktion übermittelt.

Editieren von Customization-Subschemas: das Abspeichern von geänderten Customization-Schemas war nicht möglich.

Stammdatenübertragung aus SAP: Die Stammdatenübertragung aus SAP wurde mit einer Fehlermeldung (Meldung "403 forbidden") abgebrochen.

KI unterstützt (optional) die Extraktion von Feldinhalten

Die Extraktion von Rechnungsfeldern innerhalb des Workflows (V2) mit Hilfe von KI unterstützt werden.

Ein durch xSuite trainiertes KI-Modell (R-CNN) wird genutzt um Rechnungsfelder zunächst grafisch zu verorten. Wie im folgenden Bild dargestellt, erzeugt die Ortsbestimmung der Felder (sogenannte Segmentierung) ein eng umrissenes Rechteck um die jeweiligen Einzelinformationen eines Beleges.

Innerhalb dieser einzelnen Rechtecke werden dann die Inhalte gelesen und den jeweiligen Rechnungsfeldern zugewiesen.

Folgende Rechnungsinhalte wurden u.a. in dem KI-Modell trainiert:

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Aktivierung der Belegsegmentierung

Die Nutzung der KI gestützten Belegsegmentierung erfolgt optional. D.h. generell muss diese Technologie manuell je Workflow aktiviert werden (OptIn-Prinzip).

Die KI kann auf Anfrage durch das Operating der xSuite für das Workflowsystem V2 eines Mandanten aktiviert werden. Der Status der Aktivierung ist in der "Abo-Kachel" unter "Capture" sichtbar.

Die Nutzung der KI kann separat für jeden Workflow wie folgt aktiviert werden:

Dazu wird die Konfiguration des jeweiligen Workflows (Kachel Konfiguration → Knoten Workflow (V2) → Workflows) aufgerufen. Anschließend wird im Workflow der Knoten Extraktion selektiert (1).

Anschließend wird die Parametrierung des Extraktionsknotens über das Zahnradsymbol (2) aufgerufen. Die Aktivierung der KI gestützten Segmentierung erfolgt über die Auswahl der Extraktionsstrategie "Regionsbasierte Extraktion" (3).

Nach der Speicherung der Einstellung erfolgt die Unterstützung der Extraktion für alle neuen Dokumente.

Neues Helix Archiv V2

Nach langer Entwicklungszeit beginnt xSuite mit der Ausrollung der neuen Version von Helix Archiv. Das Archiv stellt eine vollständige Neuentwicklung dar.

Die Funktionalitäten werden mit den kommenden Helix-Veröffentlichungen sukzessive ausgerollt. Für dieses Release wird ein vollständiger ContentServer für SAP ArchiveLink realisiert.

In den Folgeversionen werden dann ein neuer Client über die Helix-Oberfläche, Indexierung von SAP-Dokumenten, Archivierung von Dokumenten aus nicht SAP-Quellen. Schnittstelle nach CMIS-Standards, Suche nach Metadaten.

Voraussetzungen

Je Helix-Mandant kann exklusiv entweder mit dem klassischen Helix-Archiv oder mit dem neuen Archiv gearbeitet werden. Ein Parallelbetrieb der beiden Archivversionen ist nicht möglich.

Eine Datenmigration von altem nach neuem Archiv ist in Planung, wird aber noch nicht angeboten. Daher muss aktuell die Entscheidung für das neue Archiv vor jeglichen Customizing-Aktivitäten und vor dem Import von Daten erfolgen.

Aktivierung des Archives V2

Die Nutzung des neuen Archives erfolgt durch manuelle Umschaltung der Version durch das xSuite Operating-Team auf formlosen Antrag zentral für alle Helix Mandanten .

Customizing des Archives V2 als ArchiveLink-ContentServer

In Helix erfolgt das Customizing wie gewohnt über die Konfigurationskachel.

Folgende Schritte sollten dann durchgeführt werden:

Die Installation für ArchiveLink ist damit fertig gestellt.

Schnellsuche in Workflow-Trefferlisten

Die Trefferlisten des Workflows (V2) lassen sich nun sehr schnell und einfach mit Hilfe einer Schnellsuche intelligent durchsuchen.

Ist eine Schnellsuche für eine Trefferliste konfiguriert (s.u.), dann wird oberhalb der Treffertabelle das erste Filterkriterium angeboten (1). Hier kann der gewünschte Ausdruck eingegeben werden.

Zusätzlich werden die die 10 häufigsten Inhalte als Auswahlliste angeboten. Die Zahl hinter dem jeweiligen Begriff gibt seine Häufigkeit in allen Treffern an.

Nach der Eingabe oder Auswahl eines Suchbegriffes wird die angezeigte Trefferliste aktualisiert, und das nächste eingestellte Filterkriterium angeboten. Hierüber lässt sich die Trefferliste noch weiter eingrenzen.

Insgesamt bietet die Schnellsuche bis zu 3 Filterebenen zur Eingrenzung der jeweiligen Trefferliste an.

Die Anwendung einer Schnellsuche wird über der jeweiligen Spalte der Trefferliste durch die Anzeige eines Filtersymbols (2) signalisiert.

Schellsuchen können durch einfaches Klicken auf das Entfernensymbol ("x") einzeln aufgehoben werden (3). Durch das Entfernen einer Schnellsuche werden immer alle nachfolgenden bzw. abhängigen Suchen ebenfalls entfernt.

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Konfiguration einer Schnellsuche

Generell lassen sich sämtliche Felder einer bestimmten Trefferliste mit dem Feldtyp "String" als Suchkriterium konfigurieren. Die Reihenfolge (Suchpriorität) der Suchen ist an die Abfolge der Spalten einer Trefferliste gekoppelt.

Die Konfiguration findet sich auf der Helix-Kachel für Konfiguration → Gruppe: Workflow (V2) → Knoten: Trefferlisten (4).

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Der Editor zur Konfiguration der Trefferliste wird mit der Anzeige der Trefferlistenspalten (7) geöffnet. Hier könnte die Reihenfolge der Spalten mittels "Drag&Drop" der Felder verändert werden (8).

Die Konfiguration der Schnellsuche erfolgt über den Reiter "Felder der Schnellsuche" (9).

Über die Schaltfläche "Felder bearbeiten" (10) lassen sich bis zu 3 Felder zu einer Schnellsuche hinzufügen bzw. auch entfernen.

Im Konfigurationsdialog werden konfigurierte Felder der Trefferliste für die Schnellsuche ausgewählt bzw. abwählt.

Zum Abschluss der Arbeiten muss die neue Konfiguration über die Schaltfläche "Speichern (unten rechts) gespeichert werden!

Benachrichtigungen

Helix bietet ab sofort ein Dienst zur Benachrichtigung von Anwenderinnen über das Eintreten von bestimmten Ereignissen implementiert.

Benachrichtigungen können entweder innerhalb der Oberfläche von Helix über das Glockensymbol (1) oder jeweils über den Empfang einer E-Mail erfolgen.

Die Anzahl der ungelesenen Benachrichtigungen wird als kleine Zahl hinter das Glockensymbol angezeigt. Mit Klick auf das Symbol werden ungelesene Benachrichtigungen angezeigt (2).

Mit Klick auf die Nachricht (3) wird der zugehörige Vorgang (z.B. Dokument im Workflow, versehentlich geschlossene Bearbeitung von Archivdokumenten) zur Bearbeitung geöffnet.

Die einzelne Nachricht kann über das "..."-Symbol (4) als gelesen markiert und damit ausgeblendet werden. Zusätzlich können über "Alles als gelesen markieren" alle angezeigten Nachrichten als gelesen ausgeblendet werden.

Mit Klick auf "Alle Benachrichtigungen anzeigen" (5) öffnet sich die Liste aller noch nicht bearbeiteten Benachrichtigungen (6). Es werden alle Nachrichten, deren Gelesen-Status (7), der Benachrichtigungstitel (8) und -text (9), sowie der Zeitpunkt der Benachrichtigung (10) dargestellt.

Markierte Nachrichten können hier vollständig gelöscht werden (11), als gelesen (12) oder ungelesen (13) markiert werden. Die Aufgaben zu einzelnen Nachrichten können ausgeführt (14) werden oder die Nachricht ohne Bearbeitung gelöscht werden (14).

Neben der Benachrichtigung in der Helix-Plattform ist es auch möglich Anwender per E-Mail zu benachrichtigen.

E-Mails werden stets vom Absender "xSuite Helix (xsuite.helix@xsuite.com)" an die jeweils im Helix-Benutzerstamm hinterlegte E-Mail Adresse versendet.

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Konfiguration der Benachrichtigungen

Für Anwender sind Benachrichtigungen zunächst deaktiviert (Opt-In Verfahren). Benachrichtigungen werden über die Konteneinstellungen des jeweiligen Benutzers aktiviert. Dazu ruft der Benutzer die Konteneinstellungen (2) über das Benutzermenü (1) rechts oben unter seinem Namen auf.

Im Bereich Benachrichtigungen (3) können sowohl Benachrichtigungen innerhalb Helix oder per E-Mail für den Benutzer abonniert werden.

Es können Benachrichtigungen für folgende Fälle aktiviert werden:

Bearbeitungsvorgang eines Archivdokumentes wurde unerwartet beendet (4).

Editieren eines Workitems in Workflow V1 / V2 wurde unerwartet beendet (5 / 6).

Eskalation eines Workitems nach Ablauf der Eskalationszeit (7).

Zur Nutzung der Benachrichtigung bei Eskalation (z.B. Information über eine neue Aufgabe im Workflow) muss in der Konfiguration des Workflows im entsprechenden Workflow-Knoten (8) eine Eskalationsstufe (z.B. Stufe 1) für Benachrichtigungen (9) aktiviert werden.

Es gibt einen zusätzlichen Standard Beleglesungs-Workflow für Eingangsrechnungen (Name "sys_CaptureValidateAgnostic" für Workflow V2).

Dieser Workflow stellt die Extraktionsergebnisse zur Übergabe an ein beliebiges Nachfolgesystem zur Verfügung. Das Nachfolgesystem hat die Möglichkeit die Übernahme der Daten abzulehnen indem ein beliebiges Rückgabeergebnis (ungleich 'continue') gesetzt wird. Der Workflow wird dann in einem Validierungsdialog fortgesetzt. Nach der Werteanpassung in diesem Schritt wird ein weiterer Versuch der Übergabe an das Folgesystem unternommen.

Vom Nachfolgesystem können Workitems im Schritt "Export" dieses Workflows über die vordefinierte Trefferliste "sys_wflList_agnostic_default" vom Nachfolgesystem angefragt werden.

Das Format von IBAN-Nummern wird strenger überwacht.

In Stammdaten für BusinessPartner manuell eingegebene IBAN-Nummern müssen mit 2Buchstaben und 2 Folgeziffern beginnen und dürfen keine Leerzeichen enthalten.

In Stammdaten für BusinessPartner gepflegte IBAN-Nummer dürfen nicht leer sein. Das Feld IBAN muss in solchen Fällen komplett entfernt werden.

Die Mindestversion von xSuite Interface 5 für die Anbindung an Helix beträgt ab sofort Interface 5.0.8.

Fehler in der Extraktion, wenn mehrere Telefonnummern nur durch Tab getrennt vertikal auf gleicher Höhe erschienen:

... exceeds maximum length of 30. Path 'Creditor.PhoneNumber'.

In jedem Workflow-Knoten können Workitems ab sofort bis zu 5 zeitlich gestaffelte Eskalationsstufen durchlaufen:

Die interne Konfiguration von Archiven wird auf eine neue Version (Archive Config V2) umgestellt. Aus diesem Grund muss auch das technische Format von Konfigurationsdateien angepasst werden. Exportdateien von Archivkonfigurationen sind nicht mehr kompatibel zu dem neueren Format. Beim Versuch alte Konfigurationsdateien zu importieren kommt es dann zu einer Fehlermeldung.

Empfehlung: erzeugen Sie im ursprünglichen Quellsystem neue Exporte von Konfigurationsdateien.

Diverse Probleme mit der Ableitung von Steuercodes in Kopf- und Positionszeilen.

Im Workitem-Manger können für jedes Workitem direkt die

Unterstützung (d.h. Extraktion) der schweizer Schreibweise für Währungen; d.h. es werden Währungen erkannt, bei denen als Dezimaltrennzeichen ein Punkt (".") und als Tausendertrennzeichen ein Hochkomma (" ' ") verwendet wird.

Daten Editor: Filtern und sortieren funktioniert nicht auf "leerer" Trefferliste.

Workflow V2 Editor : für Resultat-Feldern funktioniert copy&paste funktioniert nicht.

Work Item Manager: erweiterter Filter lässt ermöglicht keine Selektion auf Einzeldatum

Probleme bei Rechtedefinition in Rollenfindungstabelle

Wir haben kleine Verbesserungen an der Datenextraktion und dem impliziten Training von Feldern vorgenommen.

Der Name des Business Partners (BusinessPartner.FullName) kann nun bis zu 200 Zeichen erfassen.

Wir haben Keycloak auf die Version 23.0.7 geupdatet.

Support-Ticket 1128: Die Download Funktion von Archivdokumenten im Viewer hat leider nicht funktioniert. Das haben wir behoben.

In Capture kam es zu fehlerhaften Erkennungen aufgrund von zu vielen Leerzeichen.

Wir haben kleine Fehler in der Benutzeroberfläche ausgemerzt und Typos korrigiert.

Rollenfindungstabelle: Es ist jetzt möglich die Daten der Tabelle als JSON-Datei zu exportieren und wieder zu importieren, um eine Bearbeitung außerhalb unseres Systems zu ermöglichen.

Rollenfindungstabelle: Es ist jetzt möglich bis zu maximal 10.000 Einträge in der Tabelle zu speichern. Des Weiteren werden Rollen fir mit der gleichen Priorität ermittelt wurden jetzt aggregiert (vorher wurde ein zufälliger Eintrag gewählt).

Keycloak wurde auf die Version 22.0.5 geupdatet.

Auf Tabellen-Spalten die Datums-Werte enthalten kann jetzt mit einem Start- und End-Datum gefiltert werden.

Im Workitem-Manager kann sich jetzt pro Element eine Workflow-Historie angezeigt werden.

Auf einem Workflow kann man sich jetzt die Änderungshistorie für diesen ansehen.

Wir haben die Konfiguration der Berechtigungen innerhalb der Bearbeiterfindungstabelle überarbeitet und vereinfacht.

Es war möglich leere Übersetzungen zu pflegen. Das sieht zwar lustig aus, ist aber leider wenig hilfreich, deshalb muss man jetzt in allen Sprachen sprechen können.

Wir haben einige kleine Fehler in der Oberfläche ausgemerzt. Nehmt das ihr kleinen Typos und fehlenden Busy Indicators!

Support-Ticket 889: Einige Bereiche von PDF Dateien konnten nicht angezeigt werden. Das haben wir behoben.

Support-Ticket 1012: Es konnte vorkommen, dass gelöschte Workitems im aktiven Arbeitsvorrat angezeigt wurden. Das Synchronisierungsproblem haben wir optimiert.

Es war leider nicht möglich Workitems zurück zu setzen, wenn diese durch eine aktive Filterung angezeigt wurden. Das funktioniert jetzt wieder.

In der Workitem-Historie wurden Prüfungen doppelt gelistet. Diesen Umstand haben wir korrigiert.

In Workflow-Skripten führte die Funktion substring zu Fehlern beim Speichern des Skripts. Das funktioniert jetzt wieder.

Support-Ticket 1114: Es kam zu Verzögerung beim Löschen von Workitems, die bereits abgeschlossen waren. Diesen Umstand haben wir verbessert.

Support-Ticket 1133: Es war nicht möglich nummerische Steuer-Codes in der Validierung auszuwählen. Das ist ärgerlich und haben wir behoben.

Support-Ticket 1144: Steuer-Codes und -sätze wurden beim Hinzufügen von Zeilen nicht kopiert. Das funktioniert jetzt wieder. (Workflow-Engine 2.0).

Im Workitem-Manager können jetzt inaktive oder nicht benutzte Workflows ausgeblendet werden, um die Filtermöglichkeiten zu verbessern.

Die Buttons einer Prüfaktivität sind jetzt grün und rot, um die Benutzung zu vereinfachen.

Ein Browser-Refresh konnte eine erneute Anmeldung erzwingen. Jetzt refreshen wir wirklich nur – nicht mehr.

Zu exportierende Workitems tauchten unter Umständen im aktiven Arbeitsvorrat auf. Jetzt tauchen diese wieder ab.

Bei Workitems die automatisch durch das System geprüft wurden, fand sich dazu kein Eintrag im Workitem-Protokoll. Das ist ärgerlich und haben wir behoben.