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xSuite Helix - Hilfe

Workflow-Trefferlisten (V2)

helix_config_trefferlistenV2_ebene1.png

Unter dem Menüpunkt Hit lists können Sie vorhandene Trefferlisten bearbeiten oder löschen und neue Trefferlisten erstellen.

Trefferlisten dienen dazu, die Daten bestimmter Workitems in einer Liste zu sammeln und für den Zugriff durch Benutzer oder Systeme bereitzustellen. In der Konfiguration der Trefferlisten definieren Sie über Sucheinschränkungen, die Daten welcher Workitems in den einzelnen Trefferlisten gesammelt werden.

Im Standard sind die Trefferlisten in die folgenden Ordner unterteilt:

Tipp

Über einen Klick auf den Button Add folder können Sie neue Ordner erstellen. Sie können die Ordner per Drag-and-Drop verschieben.

  • All tasks: Hier werden Trefferlisten für die einzelnen Workflowaufgaben angezeigt. Diese Trefferlisten sind für die Benutzer im Arbeitsplatz sichtbar. Im Standard werden die folgenden Trefferlisten ausgeliefert:

    • All tasks: Trefferliste für alle vorhandenen Workitems

    • Validate: Trefferliste für alle Workitems, die sich im Workflowschritt "Validierung" befinden

    • Approval: Trefferliste für alle Workitems, die sich im Workflowschritt "Freigabe" befinden

    • Received work items: Trefferliste für alle empfangenen Workitems

    • Sent work items: Trefferliste für alle gesendeten Workitems

  • Client queries: Hier werden die Trefferlisten für die Datenübergabe an externe Systeme angezeigt, z. B. für die Datenübergabe an xSuite Interface Prism oder xSuite Invoice Sphere. Diese Trefferlisten sind für den Benutzer nicht sichtbar und dienen ausschließlich der Datenübergabe. Im Standard werden die folgenden Trefferlisten ausgeliefert:

    • xSuite Interface (Capture OrderConfirmation SAP)

    • xSuite Interface (Capture Orders SAP)

    • xSuite Interface (Capture Validate)

    • xSuite Interface (Capture Validate Approval)

    • xSuite Agnostic

    Hinweis

    Der Ordner Client queries wird nur angezeigt, wenn Sie die Rolle sys_ConnectivityAdmin haben.

Eine Workflow-Trefferliste erstellen (V2)

  1. Klicken Sie unter dem Menüpunkt Hit Lists auf New.

    ➣ Der Tab Hit list: Unnamed item öffnet sich.

    helix_config_trefferlistenV2_trefferliste_erstellen.png

  2. Geben Sie im Feld Localization key den Lokalisierungsschlüssel für den Anzeigenamen der Trefferliste ein.

    Hinweis

  3. Klicken Sie im Aktionsmenü auf die Option Set permissions und passen Sie die Berechtigungen Read, Update, Delete, Authorize für Benutzer- und Administrator-Rollen an.

  4. Klicken Sie auf Save.

    ➤ Die Workflow-Trefferliste ist erstellt. Um die Trefferliste nutzen zu können, müssen Sie Felder hinzufügen und Sucheinschränkungen definieren.

    Achtung

    Neu erstellte Trefferlisten werden automatisch in dem Ordner Client queries gespeichert. Wenn die Trefferliste für den Benutzer sichtbar sein soll, ziehen Sie die Trefferliste per Drag-and-Drop in den Ordner All tasks.

    Hinweis

    Der externe Zugriff auf Daten einer Trefferliste (z. B. durch xSuite Interface Prism oder xSuite Invoice Sphere) erfolgt immer über den technischen Namens der Trefferliste.

    Der technische Name der Trefferliste wird nach dem Aufruf der Trefferliste als Tab-Label angezeigt. Der technische Name von ausgelieferte Trefferlisten beginnt immer mit sys_. Der technische Name von benutzerdefinierte Trefferlisten besteht immer aus einer GUID (Zahlen- und Buchstabenreihe mit Bindestrichen (-)).

Felder zu einer Workflow-Trefferliste hinzufügen

  1. Klicken Sie unter Hit list fields auf den Button Edit fields.

    ➣ Der Dialog Edit Fields öffnet sich. In diesem Dialog werden alle verfügbaren Felder, geordnet nach Workflow-Schema, angezeigt.

    helix_config_trefferlistenV2_trefferliste_erstellen_felder_dialog.png

  2. Aktivieren Sie die Checkboxen für Felder, um diese Felder zu der Trefferliste hinzuzufügen.

    Tipp

    Um technische Metadatenfelder hinzuzufügen, klicken Sie auf das Schema sys_searchIdx_workItemMeta und aktivieren Sie die Checkboxen der gewünschten Metadatenfelder, z. B. sequenceNumber oder created.

    helix_config_trefferlistenV2_trefferliste_erstellen_felder_dialog_ausgewaehlt.png

  3. Klicken Sie auf OK.

    ➣ Die ausgewählten Felder werden unter Hit list fields angezeigt.

    Tipp

    Sie können die Anordnung der Felder per Drag-and-Drop ändern.

    Die Anordnung der Felder steuert, in welcher Reihenfolge die Spalten der Trefferliste angezeigt werden.

  4. Klicken Sie auf Save.

    ➤ Die Felder sind zu der Trefferliste hinzugefügt.

Felder für die Schnellsuche hinzufügen

Wenn Sie für die Trefferliste eine Schnellsuche konfigurieren, wird dem Benutzer oberhalb der Trefferliste ein zusätzliches Suchfeld angezeigt. In dieses Suchfeld kann der Benutzer einen Suchbegriff eingeben, um die Trefferliste noch weiter einzugrenzen. Nach der Eingabe eines Suchbegriffs wird die Trefferliste aktualisiert und ein zweites Suchfeld wird angezeigt, in das der Benutzer einen weiteren Suchbegriff eingeben kann. Insgesamt bietet die Schnellsuche bis zu 3 Filterebenen zur Eingrenzung der Trefferliste.

beschriftung_helix_config_trefferlistenV2_schnellsuche.png
beschriftung_helix_config_trefferlistenV2_schnellsuche03.png

  1. Klicken Sie unter Quickfilter fields auf den Button Edit fields.

    ➣ Der Dialog Edit quick filter öffnet sich.

    helix_config_trefferlistenV2_trefferliste_felder_schnellsuche_dialog.png

    Hinweis

    Für die Schnellsuche sind alle Felder verfügbar, die der Trefferliste hinzugefügt sind und den Feldtyp "String" haben. Sie können maximal 3 Felder für die Schnellsuche auswählen.

  2. Aktivieren Sie die Checkboxen für Felder, um diese Felder für die Schnellsuche hinzuzufügen.

  3. Klicken Sie auf OK.

    ➣ Die ausgewählten Felder werden unter Quickfilter fields angezeigt.

    Tipp

    Sie können die Anordnung der Felder per Drag-and-Drop ändern.

    Die Reihenfolge (Suchpriorität) der Suchen ist an die Abfolge der Felder gekoppelt.

  4. Klicken Sie auf Save.

    ➤ Die Felder sind für die Schnellsuche hinzugefügt.

Sucheinschränkungen für eine Workflow-Trefferliste definieren

Über die Sucheinschränkungen einer Trefferliste definieren Sie, welche Daten in der Trefferliste gesammelt und angezeigt werden. Sie können außerdem festlegen, wonach die Daten in der Trefferliste sortiert werden.

Wenn Sie keine Sucheinschränkungen definieren, werden in der Trefferliste die Daten aller Workitems angezeigt.

  1. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Search conditions einen der folgenden Werte aus:

    • And: Verbindet mehrere Sucheinschränkungen durch ein UND.

    • Or: Verbindet mehrere Sucheinschränkungen durch ein ODER.

  2. Ziehen Sie eine Sucheinschränkung per Drag-and-Drop in den Bearbeitungsbereich unter Search conditions.

    helix_config_trefferlistenV2_search_conditions02.png

  3. Wählen Sie in der linken Dropdown-Liste ein Feld aus, das für die Sucheinschränkung genutzt wird.

  4. Geben Sie in dem rechten Feld einen Wert für das Feld ein, anhand dessen die Suche eingeschränkt wird.

  5. Wählen Sie in der mittleren Dropdown-Liste einen der folgenden Operatoren aus, der das Feld und den Feldwert miteinander verbindet:

    • =: gleich

    • <: kleiner als

    • <=: kleiner gleich

    • >: größer

    • >=: größer gleich

    • ~: enthält

      Tipp

      Sie können in dem Feldwert Wildcards verwenden. Die folgenden Wildcards sind zulässig:

      • Stern (*): Platzhalter für eine beliebige Zeichenkette

      • Fragezeichen (?): Platzhalter für 1 Zeichen

  6. Um weitere Sucheinschränkungen hinzuzufügen, wiederholen Sie Schritt 2 bis Schritt 5.

    Beispiel 1. Sucheinschränkungen einer Workflow-Trefferliste
    helix_config_workflow_hitlist_search_conditions.png

    In diesem Beispiel wurden 3 Sucheinschränkungen hinzugefügt, die UND-verknüpft sind.

    Über diese Sucheinschränkungen werden in der Trefferliste alle Workitems angezeigt, die allen folgenden Kriterien entsprechen:

    • Die Workitems befinden sich in einem Workflow, der im Namen den Teilstring Capture enthält.

    • Die Workitems befinden sich in dem Workflow-Knoten CaptureValidate_Validation.

    • Die Workitems haben den Status "Pending".



  7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Default order ein Feld aus, das für die Sortierung der Trefferliste genutzt wird.

    beschriftung_helix_config_workflow_hitlist_search_conditions_default_order.png

  8. Wählen Sie eine der folgenden Sortierungen aus:

    • Ascending: aufsteigende Sortierung

    • Descending: absteigende Sortierung

    beschriftung_helix_config_workflow_hitlist_search_conditions_default_order02.png

  9. Klicken Sie auf Save.

    ➤ Die Sucheinschränkungen der Trefferliste sind definiert.

In diesem Abschnitt: