Nachträgliche Änderungen an Bestellanforderungen
Bestellanforderungen können nun sowohl nach deren Genehmigung als auch nach der Erstellung der nachfolgenden Bestellungen bearbeitet werden.
Wenn in früheren Versionen aus einer Bestellanforderung eine eindeutige Bestellung erzeugte wurde, wurde die Prozess-ID von beiden Workflows genutzt. Ab Version 5.2.10 haben die Workitems von Bestellanforderungsworkflows und die Workitems von Bestellungsworkflows unterschiedliche Prozess-IDs.
Bei einem Upgrade auf Version 5.2.10 oder höher ist daher folgendes zu beachten:
Die Standard-Builder-ID 102 (Version 1) ist nun obsolet. Die neue Version 2 ist eine Kopie von Version 1 und enthält zusätzlich Ausgänge für die Workflowaufgaben "Bestellanforderung bearbeiten" (Rolle PRET) und "Abgelehnte Bestellanforderung bearbeiten" (Rolle PRER).
Weitere Informationen finden Sie unter Änderungen der Standard-Builder-ID 102.
Hinweis
Wenn eine benutzerdefinierte Builder-ID genutzt wird, die von der Builder-ID 102 kopiert wurde, muss diese manuell angepasst werden.
Der neue Report /WMD/XF_PU_PROCESID_UPDATE generiert neue Prozess-IDs für die alten Workflows. Dieser Report muss nach SAINT-Upgrade-Aktivitäten ausgeführt werden. Diese Änderung ist bei benutzerspezifischen Anpassungen zu beachten.
Weitere Informationen finden Sie unter Migration von Bestellungsworkflows.
Neustart des Bestellanforderungsworkflows
Änderungen an einer vorhandenen Bestellanforderung führen dazu, dass der Bestellanforderungsworkflow neugestartet wird.
Wenn in einer vorhandenen Bestellanforderung ein neue Positionen hinzugefügt wird, wird für diese Position eine neue Bestellung erzeugt. Änderungen an bereits bestehenden Positionen in der Bestellanforderungen führen zu einer Änderung der zugehörigen, bereits vorhandenen Bestellung (siehe Beispiel).
Wenn bei der Änderung einer alten oder der Erstellung einer neuen Bestellung ein Fehler auftritt, werden die Fehlermeldungen in den Text des Kontierungsblocks aufgenommen, und der Beleg wird in die Workflowaufgabe "Bestellanforderung bearbeiten" (Rolle PRET) zurückgeschickt.
Beispiel
Die folgende Bestellanforderung enthält 2 Positionen, die jeweils unterschiedlichen Lieferanten zugeordnet sind.
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Nach der Genehmigung der Bestellanforderung werden 2 verschiedene Bestellungen erzeugt. Die erste Bestellung wurde bereits genehmigt, die zweite jedoch noch nicht:
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Der Benutzer ändert in der Bestellanforderung nun die Menge in den vorhandenen Positionen und fügt eine dritte Position hinzu:
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Durch diese Änderungen ist eine erneute Freigabe der Bestellanforderung erforderlich. Der Bestellanforderungsworkflow beginnt daher von vorne und die Bestellanforderung wird erneut in die Prüfung geschickt.
Die Bestellungsworkflows werden davon nicht beeinflusst. Die Bestellungen können parallel dazu mit den Ausgangswerten genehmigt werden:
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Sobald die Bestellanforderung erneut genehmigt wird, wird eine neue Bestellung generiert. Alle anderen Bestellungsworkflows werden neu gestartet, um die neuen Mengen zu genehmigen:
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Änderungen der Standard-Builder-ID 102
In den Workflowaufgaben "Bestellanforderung bearbeiten" (Rolle PRET) und "Abgelehnte Bestellanforderung bearbeiten" (Rolle PRER) wurde der neue Ausgang "Manuell beendet" hinzugefügt.
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Diese Änderungen sind in der Standard-Builder-ID 102 (Version 2) enthalten. Die Builder-ID 102 (Version 1) ist somit veraltet und sollte nicht mehr verwendet werden.
Nach einem Upgrade auf die Version 5.2.10 oder höher müssen diese Änderungen manuell in vorhandenen benutzerdefinierten Builder-IDs implementiert werden.
Migration von Bestellungsworkflows
Für die Migration von Bestellungsworkflows ist der Report /WMD/XF_PU_PROCESID_UPDATE verfügbar. Dieser Report generiert neue Prozess-IDs für alte Bestellungsworkflows.
Hinweis
Als Teil des Prozesses wird die Builder-ID, die dem Bestellanforderungs- und dem Bestellungsworkflow zugeordnet ist, in die aktuelle aktive ID geändert.
Vor der Ausführung des Reports muss daher die neue Builder-ID implementiert sein, siehe Änderungen der Standard-Builder-ID 102.
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Der Report sollte zunächst im Testmodus (Checkbox Testmodus) ausgeführt werden. Auf diese Weise wird eine Liste aller betroffenen Workflows angezeigt. Eine Kopie dieser Liste kann im XLS-Format gespeichert werden.
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Vor der Ausführung des Reports kann der Status der Workflows in der Beschaffungsübersicht überprüft werden:
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Nach der Ausführung des Reports wird eine neue Prozess-ID für den Bestellungsworkflow generiert:
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Der Status des betroffenen Bestellungsworkflows kann in der Beschaffungsübersicht überprüft werden:
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Nach dem Prozess muss die Bestellung im gleichen Workflow-Schritt verbleiben. Der Bestellanforderungsworkflow wird dem Workflow-Schritt "Workflow fertigstellen" zugeordnet.
Neuer Button "Workflow beenden"
Der Button Workflow beenden ist in den Workflowaufgaben "Bestellanforderung bearbeiten" (Rolle PRET) und "Abgelehnte Bestellanforderung bearbeiten" (Rolle PRER) für Belege verfügbar, für die bereits mindestens eine Bestellung vorliegt.
Durch einen Klick auf Workflow beenden wird der Bestellanforderungsworkflow der manuell abgeschlossen. Nachfolgende Bestellungen erhalten keine Änderungen aus der Bestellanforderung. Bei Bedarf kann der Benutzer zur Bestellung navigieren und die Änderungen manuell vornehmen (siehe Neue Felder in den Positionsdaten von Bestellanforderungen).
Für neue Artikel in der Bestellanforderung werden keine neuen Bestellungen generiert, wenn der Prozess manuell abgeschlossen wurde.
Bevor der Workflow manuell beendet wird, muss ein Kommentar eingegeben werden. Der Kommentar PR-Workflow manuell beendet von XXXXX wird automatisch in den Text des Kontierungsblocks aufgenommen.
Neue Felder in den Positionsdaten von Bestellanforderungen
In den Positionsdaten von Bestellanforderungen sind nun die neuen Felder EinkBeleg und Pos verfügbar.
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Ein Klick auf die Bestellnummer oder auf die Positionsnummer in diesen Feldern öffnet die zugehörige Bestellung.
Die beiden Felder werden nur angezeigt, wenn aus der Bestellanforderung bereits eine Folgebestellung erzeugt wurde.
Überspringen von PR-Workflowaufgaben
Um eine wiederholte Genehmigung von Positionen zu vermeiden, die nicht aktualisiert wurden oder deren Änderungen für die Freigabe des Belegs nicht relevant sind, ist ein neuer Toleranzausgang verfügbar.
Anhand des Standardfelds Frg.-relevant (EBAN-FRGRL) wird wie folgt ermittelt, ob Workflowaufgaben übersprungen werden:
Bei Workflowaufgaben auf Positionsebene (z. B. Rolle PRRE) wird die Position übersprungen, wenn das Feld Frg.-relevant leer ist.
Bei Workflowaufgaben auf Dokumentebene (z. B. Rolle PRVA) wird die Workflowaufgabe übersprungen, wenn keine der Positionen für die Freigabe relevant ist.
Im xSuite-Customizing (Transaktion /WMD/BC_SPRO → xSuite Business Solution → Workflow → Beschaffung → Belege → Allgemeine Einstellungen) kann diese Funktionalität über die Checkbox Banf-Tol aktiviert oder deaktiviert werden.
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