Aktivität "xSuite-Benutzer pflegen"

/WMD/BC_SPRO → xSuite Business Solutions → Workflow → Basis → Workflow-Bearbeiter

Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Die Benutzerverwaltung dient der Pflege einzelner Benutzer oder Benutzergruppen und umfasst folgende Funktionen:

Funktion	Weitere Informationen
Pflege allgemeiner Benutzerdaten	Siehe Benutzerdaten verwalten.
Vertreterpflege	Siehe Tab "Vertreter".
Rollenzuordnung	Siehe Tab "Rollen".
Gruppenzuordnung	Siehe Tab "Gruppen".
Aktivierung/Deaktivierung von Benutzern	Siehe Tab "Status".
Festlegen oder Ändern des Benutzertyps und Passworts	Siehe Tab "Passwort".
Pflege von Benutzerattributen	Siehe Tab "Attribute".
Pflege von Eskalationsbenachrichtigungen	Siehe Tab "Eskalation".
Pflege von Kontaktinformationen	Siehe Tab "Adressen".

Neben dem Anlegen eines Einzelbenutzers können auch Benutzergruppen angelegt und verwaltet werden. Dies ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn mehrere Benutzer mit ähnlichen Aufgabenbereichen gruppiert werden. Auf diese Weise können das Anlegen von Benutzern sowie spätere Anpassungen komfortabel über die Benutzergruppe vorgenommen werden. Grundsätzlich wird zwischen vier Benutzertypen unterschieden:

S = SAP-Benutzer
N = Non-SAP (web) Benutzer (xSuite Web-Benutzer)
L = SAP-Benutzer mit LDAP-Authentifizierung
P = Portal- (web) Benutzer (Lieferantenportal)

Buttons – xSuite-Benutzerverwaltung

Hinweis

Im Feld Einzelbenutzer oder im Feld Benutzergruppe muss der Name eines Benutzers oder einer Benutzergruppe eingetragen sein.

Button

Name

Tastenkombination

Beschreibung

Anlegen xSuite-Benutzer

Legt einen neuen Benutzer oder eine neue Benutzergruppe an.

Ändern xSuite-Benutzer

Öffnet das Profil eines Benutzers oder einer Benutzergruppe im Änderungsmodus.

Anzeige xSuite-Benutzer

Öffnet das das Profil eines Benutzers oder einer Benutzergruppe im Anzeigemodus. Eine Bearbeitung der Daten ist in diesem Modus nicht möglich.

Löschen xSuite-Benutzer

ShiftF2

Entfernt einen Benutzer oder eine Benutzergruppe aus der xSuite-Benutzerverwaltung. Vorhandene Benutzereinstellungen der SAP-Benutzerverwaltung oder eines LDAP-Systems bleiben erhalten.

Sperren/Entsperren xSuite-Benutzer

CtrlF5

Sperrt oder entsperrt einen Benutzer oder eine Benutzergruppe für das xSuite-System.

Ändern Passwort

ShiftF8

Öffnet die Passwort-Einstellungen eines Benutzers.

Pflege Vertreter

Öffnet die Vertreterpflege eines Benutzers.

Gruppenzuordnung

ShiftF11

Öffnet die Gruppenzuordnung eines Benutzers.

Pflege Gruppenmitglieder

ShiftF6

Öffnet die Pflege der Gruppenmitglieder einer Benutzergruppe.

Pflege Benutzerattribute

ShiftF7

Öffnet die Pflege der xSuite-Benutzerattribute eines Benutzers.

Einstellungen für Eskalation

ShiftF9

Öffnet die Einstellungen für die Eskalationsbenachrichtigungen eines Benutzers.

Adressdaten pflegen

Öffnet die Adressdaten eines Benutzers.

Kopieren xSuite-Benutzer

ShiftF5

Kopiert einen Benutzer oder eine Benutzergruppe mit allen Profil-Einstellungen.

Änderungsbelege anzeigen

CtrlF6

Öffnet die Änderungsbelege für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe.

Die Änderungsbelege zeigen eine chronologische Auflistung aller Änderungen an dem Benutzer-Profil.

Benutzerdaten verwalten

/WMD/BC_SPRO → xSuite Business Solutions → Workflow → Basis → Workflow-Bearbeiter → xSuite-Benutzer pflegen → Einzelbenutzer

Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Der Administrator kann im Bereich Benutzerdaten der xSuite-Benutzerverwaltung die allgemeinen Benutzerdaten eines Benutzers oder einer Benutzergruppe einsehen und bearbeiten.

Feld	Beschreibung
Benutzerkonto	Benutzername eines xSuite-Benutzers oder einer xSuite-Benutzergruppe
Vorname	Vorname eines Benutzers
Nachname	Nachname eines Benutzers
E-Mail-Adresse	E-Mail-Adresse eines Benutzers Die Angabe einer E-Mail-Adresse hat folgende Funktionen: Reports, z. B. Workitem-Benachrichtigungen oder Eskalationsreports, werden an diese E-Mail-Adresse geschickt. Beim Senden von E-Mails aus einem Beleg heraus wird die "Reply To"-Adresse mit dieser E-Mail-Adresse gefüllt. Wenn keine E-Mail-Adresse festgelegt wird, kann der xSuite-Benutzer keine E-Mails senden.
Name Benutzergruppe	Kurzbeschreibung einer Benutzergruppe
Gültig von	Startdatum für den Gültigkeitszeitraums eines xSuite-Benutzers oder einer xSuite-Benutzergruppe
Gültig bis	Enddatum für den Gültigkeitszeitraum eines xSuite-Benutzers oder einer xSuite-Benutzergruppe
Letzte Web-Anmeldung	Datum und Uhrzeit der letzten Anmeldung in xSuite Web
Worklist Abo senden	Steuert, ob ein Benutzer bei anstehenden Workflowaufgaben eine E-Mail-Benachrichtigung erhält. Voraussetzung: Angabe einer E-Mail-Adresse im Feld E-Mail-Adresse.
Benutzergruppe	Wenn es sich um eine Benutzergruppe handelt, ist diese Option als Hinweis automatisch aktiviert.

Tab "Vertreter"

/WMD/BC_SPRO → xSuite Business Solutions → Workflow → Basis → Workflow-Bearbeiter → xSuite-Benutzer pflegen → Einzelbenutzer

Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Der Administrator legt im Tab Vertreter Vertretungszeiträume und vertretende Personen für einen Benutzer fest. Die festgelegten Vertreter erhalten innerhalb des Vertretungszeitraums die Workitems des abwesenden Benutzers. Die Festlegung erfolgt pro Workflowaufgabe (pro Rol‍le).

Bei einer eingestellten Vertretung erhalten sowohl der ursprünglich vorgesehene Benutzer als auch der Vertreter beide die anstehende Workflowaufgabe zugeteilt.

Hinweis

Kollidierende Vertretungen bei Einzelbenutzern oder bei Benutzergruppen sowie angegebene Vertreter, die nicht existieren, führen zu einer Fehlermeldung.

Die Vertreterpflege kann alternativ durch den Benutzer selbst durchgeführt werden. Der Benutzer pflegt seinen Vertreter im SAP GUI über die Transaktion /WMD/XF_USR_SUB.

In xSuite Web ist im xSuite Webarbeitsplatz ein Button zur Vertreterpflege verfügbar, sofern dieser Button über das Benutzerattribut BSP_SUBST_ENABLED aktiviert ist. In SAP Fiori ist die Vertreterpflege als eigene xSuite App verfügbar.

Wenn die Vertretungspflege des SAP Business Workplace für SAP-Benutzer genutzt wird, muss der Parameter Vertr. BW unter Allgemeine Einstellungen aktiviert sein, z. B. unter Aktivität "Allgemeine Einstellungen" (FI-Belege). Andernfalls würden die SAP Business-Einstellungen nicht die xSuite Web-Benutzer und das xSuite-Rollenkonzept berücksichtigen.

Spalten – Tab "Vertreter"

Spalte	Beschreibung
Rolle	Zuordnung zur spezifischen xSuite-Workflowaufgabe
Beschreibung (‍R‍o‍l‍l‍e‍)	Kurzbeschreibung der Rolle
Benutzertyp	Zeigt, ob es sich um einen Einzelbenutzer (`US` = User) oder um eine Benutzergruppe (`GR` = Group) handelt.
Benutzer	Auswahl des zuständigen Vertreters
Aktiv	Steuert, ob die Vertretung eines Benutzers aktiviert ist. Nur bei einer aktivierten Vertretung, erhält der Vertreter die Workitems des Benutzers.
Anfangsdatum/Enddatum	Start- und Enddatum des Vertretungszeitraums

Tab "Rollen"

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Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Der Administrator ordnet im Tab Rollen einem Benutzer oder einer Benutzergruppe eine oder mehrere xSuite-Rollen zu. xSuite-Rollen berechtigen xSuite-Benutzer, bestimmte Aufgaben in einem Workflow zu erhalten und zu bearbeiten.

Einem Benutzer können beliebig viele xSuite-Rollen zugeordnet werden. Zur Auswahl stehen Rollen für einzelne Workflowaufgaben und Sammelrollen für mehrere Workflowaufgaben, z. B. AALL für alle FI-Workflowaufgaben oder XALL für alle xSuite-Rollen.

Eine Übersicht aller xSuite-Rollen finden Sie unter Anhang I, Übersicht aller xSuite-Rollen.

Spalten – Tab "Rollen"

Spalte	Beschreibung
Rolle	xSuite-Rolle, die dem Benutzer zugeordnet ist
Beschreibung (Rolle)	Kurzbeschreibung einer Rolle
Aktiv	Steuert, ob die zugeordnete Rolle für den Benutzer aktiviert oder deaktiviert ist. Wenn die Rollenzuordnung deaktiviert ist, erhält der Benutzer keine weiteren Workitems dieser Workflowaufgabe.

Spalte

Beschreibung

Rolle

xSuite-Rolle, die dem Benutzer zugeordnet ist

Beschreibung (Rolle)

Kurzbeschreibung einer Rolle

Aktiv

Steuert, ob die zugeordnete Rolle für den Benutzer aktiviert oder deaktiviert ist.

Wenn die Rollenzuordnung deaktiviert ist, erhält der Benutzer keine weiteren Workitems dieser Workflowaufgabe.

Tab "Gruppen"

/WMD/BC_SPRO → xSuite Business Solutions → Workflow → Basis → Workflow-Bearbeiter → xSuite-Benutzer pflegen → Einzelbenutzer

Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Der Tab Gruppen zeigt alle xSuite-Benutzergruppen, in denen ein ausgewählter Benutzer Mitglied ist. Der Administrator kann dem Benutzer neue Benutzergruppen zuordnen oder seine Mitgliedschaft in Gruppen entfernen.

Die Bearbeitung der Mitgliedschaft in xSuite-Benutzergruppen ist alternativ auch in der Pflege der jeweiligen Benutzergruppe möglich (Tab Mitglieder).

Mitglieder einer Benutzergruppen erben bestimmte xSuite-Rollen und Benutzerattribute der Benutzergruppe. Weitere Information finden Sie unter Vererbung zwischen Benutzergruppen und Einzelbenutzern.

Tab "Status"

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Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Im Tab Status aktiviert oder deaktiviert der Administrator xSuite-Benutzer.

Nur Benutzer mit dem Status "aktiv" werden in der Bearbeiterfindung, bei einer manuellen Auswahl und in der Vertreterpflege berücksichtigt.

Deaktivierte Benutzer erhalten keine Workflowaufgaben und können nicht an xSuite-Workflows teilnehmen.

Tab "Passwort"

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Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Der Administrator legt im Tab Passwort die Art der Authentifizierung fest. In der xSuite-Benutzerverwaltung wird zwischen SAP-Benutzern und Nicht-SAP-Benutzern unterschieden.

Spalten – Tab "Passwort"

Option	Beschreibung
SAP Benutzer	Legt fest, dass der Benutzer ein SAP-Benutzer ist. Ein SAP-Benutzer kann sich mit seinen SAP-Zugangsdaten auch bei xSuite Web anmelden. Ein zusätzliches Passwort ist nicht erforderlich.
xSuite Web Benutzer	Legt fest, dass der Benutzer ein xSuite Web-Benutzer ist. Ein xSuite Web-Benutzer hat keinen SAP-Zugang und kann Workflowaufgaben nur in xSuite Web bearbeiten. Für diese Benutzer muss ein Passwort festgelegt werden, siehe Passwort-Einstellungen für xSuite Web-Benutzer und xSuite-Portalbenutzer.
LDAP Benutzer	Legt fest, dass der Benutzer ein LDAP-Benutzer ist. Das Passwort eines LDAP-Benutzers wird bei der Anmeldung mit dem LDAP-System abgeglichen. Ein zusätzliches Passwort ist nicht erforderlich.
xSuite Portalbenutzer	Legt fest, dass der Benutzer ein xSuite-Portalbenutzer ist. Ein xSuite-Portalbenutzer hat nur Zugriff auf das xSuite-Lieferantenportal. Für diese Benutzer muss ein Passwort festgelegt werden, siehe Passwort-Einstellungen für xSuite Web-Benutzer und xSuite-Portalbenutzer.

Passwort-Einstellungen für xSuite Web-Benutzer und xSuite-Portalbenutzer

Feld	Beschreibung
Neues Passwort	Legt das Initialpasswort für den Benutzer fest. Beim Passwort wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Datum Initialpasswort	Zeigt das Datum, bis zu dem das Initialpasswort gültig ist.
Datum Passwortänderung	Zeigt das Datum, bis zu dem ein Passwort gültig ist, das der Benutzer festgelegt hat.
MD5 Hash Wert	Zeigt den verschlüsselten Wert des Passworts.

Tab "Attribute"

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Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Im Tab Attribute ordnet der Administrator einem Benutzer xSuite-Benutzerattribute zu. Mit xSuite-Benutzerattributen kann der Administrator einem Benutzer weiterführende Berechtigungen erteilen. Benutzerattributen berechtigen Benutzer z. B. für verschiedene Funktionen in xSuite Web, SAP Fiori und im SAP GUI.

Die Teilnahme eines Benutzers an einem xSuite-Workflow setzt mindestens das Benutzerattribut CC_<BUKRS> voraus. Das Benutzerattribut CC_<BUKRS> legt fest, für welchen Buchungskreis ein Benutzer innerhalb von xSuite berechtigt ist.

Eine Übersicht aller Benutzerattribute finden Sie unter Anhang C, xSuite-Benutzerattribute.

Beispiel eines Benutzerattributs:

Attributname	Attributwert	Beschreibung
ACS_TPL_ENABLED	X	Kontierungsvorlagen in SAP abspeichern, um wiederkehrende Kontierungen zu erlauben.

Tab "Eskalation"

/WMD/BC_SPRO → xSuite Business Solutions → Workflow → Basis → Workflow-Bearbeiter → xSuite-Benutzer pflegen → Einzelbenutzer

Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Im Tab Eskalation legt der Administrator Einstellungen für Eskalationsbenachrichtigungen fest. Wenn ein Workitem über einen gewissen Zeitraum hinaus nicht bearbeitet wurde, kann über eine automatische Eskalation ein zusätzlicher Benutzer informiert werden.

Der Text der Eskalations-E-Mail ist über den Report /WMD/XF_USR_ESCALATION festgelegt.

Spalten – Tab "Eskalation"

Spalte	Beschreibung
Rolle	Kennzeichnet die xSuite-Aufgabe des aktuellen Benutzers.
Beschreibung (Rolle)	Zeigt eine Kurzbeschreibung der xSuite-Aufgabe.
EskStufe	Legt die Eskalationsstufe fest. Der Administrator kann mehrere Eskalationsstufen zu einem Vorfall einplanen. Es stehen bis zu 4 Eskalationsstufen zur Verfügung.
Anzahl Tage	Legt die Anzahl an Tagen fest, nachdem der eingetragene Benutzer (Spalte Eskalationsempfänger) per E-Mail benachrichtigt wird. Gezählt wird hierbei die Zeit seit Beginn des Workflowschritts. Jeder Neustart des Workflowschritts setzt die gezählte Zeit zurück. Dies gilt auch für Weiterleitungen. Workitems, die in xSuite Web angenommen wurden oder auf Wiedervorlage gesetzt sind, werden nicht berücksichtigt.
Eskalationsempfänger	Legt den Empfänger der Eskalations-E-Mail fest.

Tab "Adressen"

/WMD/BC_SPRO → xSuite Business Solutions → Workflow → Basis → Workflow-Bearbeiter → xSuite-Benutzer pflegen → Einzelbenutzer

Direkter Aufruf: /WMD/XF_USR_ADMIN

Im Tab Adressen gibt der Administrator Kontaktinformationen eines Benutzers an, z. B. die Anschrift und/oder die Telefonnummer.

Vererbung zwischen Benutzergruppen und Einzelbenutzern

Ein Benutzer kann Mitglied beliebig vieler Benutzergruppen sein. Wenn ein Benutzer Mitglied einer Benutzergruppe ist, erbt dieser Benutzer bestimmte Funktionen und Berechtigungen der Benutzergruppe.

Dabei wird zwischen der Vererbung von Rollen und der Vererbung von Benutzerattributen unterschieden.

Rollen-Vererbung

Ein Benutzer, der Mitglied einer Benutzergruppe ist, erbt die Rollen dieser Benutzergruppe pro Workitem.

Wenn für ein Workitem aufgrund der Bearbeiterfindung eine Benutzergruppe als Bearbeiter gefunden wird, erben für dieses Workitem alle Mitglieder der Benutzergruppe die Rollen der Benutzergruppe. Die Vererbung der Rollen ist auf dieses Workitem beschränkt.

Beispiel

Ein Workitem befindet sich in der Workflowaufgabe "FI-Rechnung freigeben" (Rolle AREL). Die Benutzergruppe "A" besitzt die Rolle AREL. Benutzer "B" ist Mitglied der Benutzergruppe und besitzt nur die Rolle AVAG.

Für das Workitem wird die Benutzergruppe "A" als Bearbeiter gefunden. Benutzer "B" erbt nun die Rollen der Benutzergruppe, d. h. die Rolle AREL. Benutzer "B" kann das Workitem bearbeiten.

Attribut-Vererbung

Ein Benutzer, der Mitglied einer Benutzergruppe ist, erbt ausschließlich das Buchungskreis-Benutzerattribut dieser Benutzergruppe (z. B. das Attribut CC_ALL für alle Buchungskreise oder das Attribut CC_<BUKRS> für einen bestimmten Buchungskreis).

Andere Benutzerattribute sind nicht vererbbar. Die Zuweisung aller weiteren Benutzerattribute findet in der Benutzerverwaltung des Einzelbenutzers statt, siehe Tab "Attribute".

Synchronisation von Benutzern

Benutzer, die außerhalb von xSuite gepflegt werden, können automatisch in die xSuite-Benutzerverwaltung integriert werden. Die Vorgehensweise bei der Integration ist abhängig vom Benutzertyp der Benutzer.

In der xSuite-Benutzerverwaltung wird zwischen den folgenden 4 Benutzertypen unterschieden:

Benutzertyp	Beschreibung
SAP-Benutzer	Der Administrator kann Benutzer, die in der SAP-Benutzerverwaltung gepflegt werden, in die xSuite-Benutzerverwaltung integrieren. Ein SAP-Benutzer wird bei der Anmeldung gegen den SAP-Benutzerstamm und nicht gegen den xSuite-Benutzerstamm authentifiziert. Die Integration von SAP-Benutzern erfolgt über den Report /WMD/WF_XF_USR_GET_SAPUSER. Informationen zu diesem Report finden Sie in der Publikation xSuite Cube Administratorhandbuch.
LDAP-Benut‍zer	Der Administrator kann Benutzer, die in einem externen LDAP-System gepflegt werden (z. B. Active Directory) in die xSuite-Benutzerverwaltung integrieren. Diese Benutzer werden ausschließlich als xSuite Web-Benutzer angelegt. LDAP-Benutzer müssen bei der xSuite Web-Anmeldung ihr Passwort aus dem LDAP-System angeben. Die Integration von LDAP-Benutzern setzt eine konfigurierte LDAP-Anbindung im SAP-System voraus. Informationen hierzu finden Sie in der Publikation xSuite Cube Administratorhandbuch.
xSuite-Web-Benut‍zer	Der Administrator legt xSuite Web-Benutzer manuell in der xSuite-Benutzerverwaltung an. Ein xSuite Web-Benutzer kann sich ausschließlich in xSuite Web anmelden. Eine Anmeldung im SAP-System ist xSuite Web-Benutzern nicht möglich.
xSuite-Portal-Benutzer	Der Administrator legt xSuite Portal-Benutzer manuell in der xSuite Benutzerverwaltung an. Ein xSuite Portal-Benutzer kann sich ausschließlich im xSuite-Lieferantenportal anmelden. Über eine eigene Web-Oberfläche kann der angemeldete xSuite Portal-Benutzer alle Vorgänge des hinterlegten Lieferanten einsehen.

In diesem Abschnitt:

xSuite Cube Installationsleitfaden