Die Aktivierung des Freigabeverfahrens im Standard-SAP-Customizing für Bestellanforderungen bewirkt, dass ein Einkaufsbeleg, der bestimmte Bedingungen erfüllt, wie z. B. "Bestellart = NB", freigegeben werden muss, bevor eine Weiterverarbeitung erfolgen kann. Der Freigabevorgang kann dann über xSuite abgebildet werden.

Die Einstellungen sind nicht zwingend erforderlich, sondern bewirken ausschließlich die Sperrung von Folgefunktionen, wie z. B. Ausdruck oder Änderung des Einkaufsbelegs.

Im Beispiel ist eine mögliche Basiseinstellung eines Freigabeverfahrens mit Klassifizierung beschrieben. Es sind aber auch alle kundenspezifischen Einstellungen möglich.