Bereich "Dateien"
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Dateifilter
Feld | Beschreibung |
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Positiv-Dateifilter Negativ-Dateifilter | Dateinamensfilter in Form von Wildcard-Ausdrücken ( Wenn keine Filter definiert sind, gelten keine Einschränkungen. Mehrere Filter eines Typs müssen über das Trennzeichen Diese Filter sind gültig für Dateianlagen, die direkt vom Benutzer hinzugefügt wurden, und auch für die Dateien, die indirekt durch eine Formatkonvertierung oder Extraktion von eingebetteten Anlagen gewonnen werden. |
Benutzerauswahl | Legt fest, ob der Benutzer die Einschränkungen für die zulässigen Dateitypen übersteuern darf. Grundsätzlich werden alle Anlagen akzeptiert, aber ggf. als nicht in das xSuite-Interface-Szenario zu übernehmen markiert. Der Benutzer kann diese Markierung bei Bedarf aufheben. |
Einstellungen für Mail-Dateien
Die eingebetteten Dateianlagen von E-Mail-Dateien im MSG-Format und im EML-Format werden automatisch extrahiert und dem Dokument als separate Anlagen in Office+ hinzugefügt. Diese automatische Extraktion kann nur durch das Setzen geeigneter Dateifilter für die Anlagendateitypen deaktiviert werden. Die weiteren Optionen zum Umgang mit E-Mail-Dateien sind nachfolgend aufgeführt.
Hinweis
Die Einstellungen für E-Mail-Dateien und die nachfolgenden Einstellungen für Word- und Excel-Dateien stammen aus der Zeit, als Office+ noch ein natives Add-In für die Microsoft-Office-Anwendungen war. Diese Einstellungen wurden für die Nutzung des Index Clients als eigenständige Webanwendung angepasst. Die Einstellungen können somit in ähnlicher Form eingesetzt werden, indem die jeweilige Mail- oder Office-Datei als Dateianlage hinzugefügt wird.
Die Extraktion von Dateianlagen und die direkte Formatkonvertierung im Index Client ist nicht in jedem Anwendungsfall notwendig. In vielen Fällen ist die Ausführung vergleichbarer Dateimakrofunktionen bei der Weiterverarbeitung im Szenario des Hauptprogramms ausreichend. Die Extraktion von E-Mail-Dateianlagen im Index Client ist sinnvoll, wenn der Benutzer selektiv entscheiden soll, welche der Anlagen überhaupt an das Hauptprogramm übergeben werden (z. B. für einen Archivierungsvorgang).
Feld | Beschreibung |
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Speicherformat Mail-Objekt | Speicherformat, in dem das originale Mail-Objekt übernommen wird Das originale Mail-Objekt ist die MSG-Datei oder die EML-Datei. Die Datei kann entweder im Originalformat übernommen werden oder in ein anderes Zielformat konvertiert werden. Die Konvertierung in ein anderes Zielformat kann mit dem Verlust von Layout, Formatierung und/oder eingebetteten Grafiken einhergehen. In vielen Fällen kann das Speichern als PDF sinnvoll sein (siehe Als PDF speichern). |
Speicherformat Body-Text | Speicherformat, in dem der Nachrichtentext übernommen wird Der Nachrichtentext wird als separate Dateianlage übernommen. Wenn der Wert |
Als PDF speichern | Legt fest, ob der Nachrichtentext und die eingebetteten Word- und Excel-Dateien ins PDF-Format konvertiert werden. Die konvertierten Dateien werden als zusätzliche Dateianlagen übernommen. |
Einstellungen für MS Word- und Excel-Dateien
Feld | Beschreibung |
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Speicherformat Word-Dateien | Legt fest, ob Dateianlagen im Microsoft-Word-Format ( Wenn die Dateianlagen nicht im Originalformat übernommen werden, sollte stattdessen die Option Als PDF speichern aktiviert sein. |
Speicherformat Excel-Dateien | Legt fest, ob Dateianlagen im Microsoft-Excel-Format ( Wenn die Dateianlagen nicht im Originalformat übernommen werden, sollte stattdessen die Option Als PDF speichern aktiviert sein. |
Als PDF speichern | Legt fest, ob Dateianlagen im Microsoft-Word-Format und im Microsoft-Excel-Format in das PDF-Format konvertiert werden. Die Konvertierung ins PDF-Format kann zusätzlich zur Übernahme des Originalformats oder als Ersatz für die Originaldateien erfolgen. |