Skip to main content

xSuite Invoice Sphere

Einen Satz bearbeiten

Sie können Sätze im Invoice Monitor öffnen und die Daten des Satzes bearbeiten. Sie können fehlende Grunddaten ergänzen oder ändern (z. B. den Lieferanten oder das Buchungsdatum), Positionen erstellen, bearbeiten oder löschen sowie Anhänge hinzufügen.

Hinweis

Sie können nur Sätze bearbeiten, die den Status neu, angelegt durch Scan-Prozess oder gespeichert haben und nicht durch einen anderen Benutzer gesperrt sind.

  1. Öffnen Sie den Invoice Monitor.

  2. Suchen Sie nach Sätzen.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Satzes, den Sie bearbeiten möchten.

    ➤ Der Satz wird geöffnet.

Prüfung eines Satzes

Belegkopfdaten bearbeiten

sphere_beleg_belegkopf.jpg

  1. Wählen Sie im Feld Geschäftspartner die Nummer des Geschäftspartners aus.

  2. Geben Sie in den restlichen Pflichtfeldern Werte ein.

    Hinweis

    Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.

    Hinweis

    In einigen Feldern können Sie für die Eingabe von Werten die Wertehilfe nutzen. Klicken Sie auf das Icon sphere_wertehilfe_icon.png in dem Feld, um die Wertehilfe zu öffnen.

  3. Geben Sie bei Bedarf in den weiteren Feldern Werte ein.

  4. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position hinzufügen

Sie können im Bereich Positionen eine oder mehrere Positionen hinzufügen und Kontierungsinformationen eingeben, z. B. den Betrag, das Sachkonto und die Kostenstelle. Abhängig davon, ob die Rechnung einen Bestellbezug hat, sind unterschiedliche Felder und Buttons verfügbar.

Eine Position für eine Rechnung ohne Bestellbezug hinzufügen

  1. Klicken Sie im Bereich Positionen auf sphere_erstellen_icon.jpg Position erstellen.

    ➣ In der Positionstabelle wird eine leere Positionszeile hinzugefügt.

    sphere_beleg_positionen_neue_position.jpg

  2. Geben Sie im Feld Betrag den Betrag der Position ein.

  3. Geben Sie in den restlichen Pflichtfeldern Werte ein.

    Hinweis

    Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.

    Hinweis

    In einigen Feldern können Sie für die Eingabe von Werten die Wertehilfe nutzen. Klicken Sie auf das Icon sphere_wertehilfe_icon.png in dem Feld, um die Wertehilfe zu öffnen.

  4. Geben Sie bei Bedarf in den weiteren Feldern Werte ein.

  5. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position für eine Rechnung mit Bestellbezug hinzufügen

  1. Klicken Sie im Bereich Positionen auf Bestelldatenvorschlag.

    ➣ Der Dialog Bestelldatenvorschlag öffnet sich.

    sphere_positionen_bestelldatenvorschlag.png

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ aus, auf welchem Typ der Vorschlag basiert:

    • Bestellung

    • Lieferscheinnummer

  3. Klicken Sie auf sphere_erstellen_icon.jpg Hinzufügen.

    ➣ Eine neue Zeile wird hinzugefügt.

  4. Geben Sie die Bestellnummer und Bestellposition oder die Lieferscheinnummer ein.

    Hinweis

    Sie können die Wertehilfe nutzen, um nach der Bestellnummer oder der Lieferscheinnummer zu suchen.  Klicken Sie auf das Icon sphere_wertehilfe_icon.png, um die Wertehilfe zu öffnen.

  5. Klicken Sie auf Ausführen.

    ➣ Im Bereich Positionen wird eine neue Positionszeile mit den ausgewählten Daten hinzugefügt. Sie können einige Daten, z. B. Betrag und Menge, bearbeiten. 

  6. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position löschen

  1. Aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte der Position, die Sie löschen möchten.

    beschriftung_sphere_beleg_positionen_markiert.jpg

  2. Klicken Sie auf Löschen/Rückgängig.

    ➣ Die Position wird zum Löschen markiert. In der Spalte zu Löschen wird das Icon sphere_loschkennzeichen_icon.jpg angezeigt.

    beschriftung_sphere_beleg_positionen_loschen.jpg

    Hinweis

    Die Position ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelöscht. Sie können die Markierung zum Löschen rückgängig machen, indem Sie noch einmal auf Löschen/Rückgängig klicken.

  3. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Die Position wird gelöscht.

Einen Wareneingang anlegen

Bei Rechnungen mit Bestellbezug können Sie Wareneingänge für Positionen anlegen.

  1. Klicken Sie im Bereich Positionen in der Spalte Aktionen auf sphere_zusatzliche_optionen_icon.png Zusätzliche Optionen → Wareneingang anlegen.

    beschriftung_sphere_beleg_positionen_zusatzliche_optionen_wareneingang.png

    ➣ Der Dialog Warenbewegung anlegen öffnet sich.

    sphere_beleg_positionen_wareneingang_anlegen_dialog.png

  2. Geben Sie die relevanten Daten für den Wareneingang ein, z. B. das Material, und füllen Sie alle Pflichtfelder aus.

    Hinweis

    Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.

  3. Klicken Sie auf OK.

  4. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Der Wareneingang ist angelegt.

Einen Anhang hinzufügen

  1. Klicken Sie im Bereich Anhang auf sphere_erstellen_icon.jpg Anhang erstellen.

    ➣ Der Dialog Anhang erstellen öffnet sich.

    sphere_beleg_anhange_dialog_leer.jpg

  2. Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie die PDF-Datei aus, die als Anhang hochgeladen werden soll.

    Hinweis

    Alternativ können Sie die Datei per Drag-and-Drop in den Dialog ziehen.

    ➣ Die Datei wird im Dialog angezeigt. Das Feld Dateiname wird automatisch gefüllt.

  3. Wählen Sie im Feld Archive Dokumentart die Dokumentart des Anhangs aus.

    sphere_beleg_anhange_dialog_upload.jpg

  4. Geben Sie im Feld Beschreibung optional eine kurze Beschreibung zu dem Anhang ein.

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

    ➤ Die Datei wird als Anhang hinzugefügt und erscheint in der Liste Anhänge. Sie können die Felder Dateiname, Archive Dokumentart und Beschreibung nach dem Upload bearbeiten.

    sphere_beleg_anhange_eintrag.jpg

    Hinweis

    Um den Anhang im Viewer anzuzeigen, klicken Sie auf sphere_details_icon.jpg Details am Ende der Zeile.

Einen Anhang löschen

  1. Aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte des Anhangs, den Sie löschen möchten.

    sphere_beleg_anhange_markiert.jpg

  2. Klicken Sie auf Löschen/Rückgängig.

    ➣ Der Anhang wird zum Löschen markiert. In der Spalte zu Löschen wird das Icon sphere_loschkennzeichen_icon.jpg angezeigt.

    beschriftung_sphere_beleg_anhange_loschen.jpg

    Hinweis

    Der Anhang ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelöscht. Sie können die Markierung zum Löschen rückgängig machen, indem Sie noch einmal auf Löschen/Rückgängig klicken.

  3. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Der Anhang wird gelöscht.

Eine Nachricht hinzufügen

  1. Klicken Sie im Bereich Nachricht auf sphere_erstellen_icon.jpg Hinzufügen.

    ➣ Das Nachrichtenfeld öffnet sich.

    sphere_iv_monitor_nachricht_hinzufugen.png

  2. Geben Sie Text in das Nachrichtenfeld ein.

    Der Text wird allen weiteren Bearbeitern der Rechnung angezeigt.

  3. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Die Nachricht wird hinzugefügt.

Einen Bearbeiter für die Prüfung manuell festlegen

Der Bearbeiter für die Workflowaufgabe "Prüfung" wird während des Workflows automatisch ermittelt und die Rechnung wird dem jeweiligen Benutzer zugeordnet. Im Invoice Monitor haben Sie die Möglichkeit, für eine Rechnung manuell einen anderen Bearbeiter für die Workflowaufgabe festzulegen.

  1. Geben Sie unter Zusätzliche Daten → Manuell gesetzter Bearbeiter für die sachl. Prüfung die ID des Benutzers ein oder nutzen Sie die Wertehilfe, um einen Benutzer auszuwählen.

    Hinweis

    Die Benutzer-ID ist die E-Mail-Adresse des Benutzers. Geben Sie die E-Mail-Adresse immer in Kleinbuchstaben ein.

    beschriftung_sphere_iv_monitor_manueller_bearbeiter_prufung.png

  2. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Der Benutzer ist als Bearbeiter für die Prüfung der Rechnung festgelegt.

Einen Bearbeiter für die Freigabe manuell festlegen

Der Bearbeiter für die Workflowaufgabe "Freigabe" wird während des Workflows automatisch ermittelt und die Rechnung wird dem jeweiligen Benutzer zugeordnet. Im Invoice Monitor haben Sie die Möglichkeit, für eine Rechnung manuell einen anderen Bearbeiter für die Workflowaufgabe festzulegen.

  1. Geben Sie unter Zusätzliche Daten → Manuell gesetzter Bearbeiter für die Freigabe die ID des Benutzers ein oder nutzen Sie die Wertehilfe, um einen Benutzer auszuwählen.

    Hinweis

    Die Benutzer-ID ist die E-Mail-Adresse des Benutzers. Geben Sie die E-Mail-Adresse immer in Kleinbuchstaben ein.

    beschriftung_sphere_iv_monitor_manueller_bearbeiter_freigabe.png

  2. Klicken Sie auf sphere_entwurf_aktivieren_icon.jpg Entwurf aktivieren.

    ➤ Der Benutzer ist als Bearbeiter für die Freigabe der Rechnung festgelegt.

In diesem Abschnitt: