Der Workflow
Nach Abschluss der Validierung einer Rechnung im Invoice Monitor gelangt die Rechnung in den Workflow. Sie können alle Rechnungen, die sich im Workflow befinden und die Ihnen zugewiesen sind, über My Inbox öffnen und bearbeiten.
Im Standard besteht der Workflow aus den folgenden Workflowaufgaben:
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Workflowaufgabe | Beschreibung | |
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1 | Nach dem Start des Workflows gelangt die Rechnung zunächst in die Workflowaufgabe "Prüfung". Hier überprüfen Sie die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Rechnungsdaten. Wenn die Daten korrekt und vollständig sind, können Sie dies bestätigen und die Workflowaufgabe abschließen. Bei einer Bestätigung gelangt die Rechnung in die Workflowaufgabe "Freigabe". Wenn Daten korrigiert und/oder ergänzt werden müssen, können Sie einen Kommentar für den nächsten Bearbeiter hinterlassen und die Rechnung ablehnen. Bei einer Ablehnung gelangt die Rechnung in die Workflowaufgabe "Revision". | |
2 | Wenn die Rechnung in der Workflowaufgabe "Prüfung" oder in der Workflowaufgabe "Freigabe" abgelehnt wurde, gelangt die Rechnung anschließend in die Workflowaufgabe "Revision". Hier können Sie fehlende Rechnungsdaten ergänzen und fehlerhafte Daten korrigieren. Nach Abschluss der Bearbeitung gelangt die Rechnung zurück in die Workflowaufgabe "Prüfung". | |
3 | Wenn die Rechnung vollständig und korrekt ist, gelangt die Rechnung in die Workflowaufgabe "Freigabe". Hier können Sie die Rechnung entweder freigeben oder ablehnen. Wenn Daten korrigiert und/oder ergänzt werden müssen, können Sie einen Kommentar für den nächsten Bearbeiter hinterlassen und die Rechnung ablehnen. Bei einer Ablehnung gelangt die Rechnung in die Workflowaufgabe "Revision". Wenn Sie die Rechnung freigeben, wird die Rechnung automatisch gebucht und der Workflow ist abgeschlossen. | |
4 | Wenn die Rechnung freigegeben wurde, aber die automatische Buchung fehlschlägt, gelangt die Rechnung in die Workflowaufgabe "Manuelle Buchung". Hier können Sie die Buchung der Rechnung manuell durchführen. Nach Abschluss der Buchung ist der Workflow abgeschlossen. | |