Workflowaufgabe "Manuelle Buchung"

Eine Rechnung gelangt in die Workflowaufgabe "Manuelle Buchung", wenn die automatische Buchung der Rechnung fehlschlägt. Die automatische Buchung kann z. B. fehlschlagen, wenn die Buchungsperiode bereits geschlossen ist.

In der Workflowaufgabe "Manuelle Buchung" können Sie einige Daten der Rechnung bearbeiten und die Rechnung durch einen Klick auf Workflow abschließen manuell buchen.

Hinweis

Sie können eine Rechnung nur buchen, wenn keine Fehler vorliegen.

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Prüfung einer Rechnung

Belegkopfdaten bearbeiten

Wählen Sie im Feld Geschäftspartner die Nummer des Geschäftspartners aus.
Geben Sie in den restlichen Pflichtfeldern Werte ein.
Hinweis
Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.
Hinweis
In einigen Feldern können Sie für die Eingabe von Werten die Wertehilfe nutzen. Klicken Sie auf das Icon in dem Feld, um die Wertehilfe zu öffnen.
Geben Sie bei Bedarf in den weiteren Feldern Werte ein.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position hinzufügen

Sie können im Bereich Positionen eine oder mehrere Positionen hinzufügen und Kontierungsinformationen eingeben, z. B. den Betrag, das Sachkonto und die Kostenstelle. Abhängig davon, ob die Rechnung einen Bestellbezug hat, sind unterschiedliche Felder und Buttons verfügbar.

Eine Position für eine Rechnung ohne Bestellbezug hinzufügen

Klicken Sie im Bereich Positionen auf Position erstellen.
➣ In der Positionstabelle wird eine leere Positionszeile hinzugefügt.
Geben Sie im Feld Betrag den Betrag der Position ein.
Geben Sie in den restlichen Pflichtfeldern Werte ein.
Hinweis
Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.
Hinweis
In einigen Feldern können Sie für die Eingabe von Werten die Wertehilfe nutzen. Klicken Sie auf das Icon in dem Feld, um die Wertehilfe zu öffnen.
Geben Sie bei Bedarf in den weiteren Feldern Werte ein.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position für eine Rechnung mit Bestellbezug hinzufügen

Klicken Sie im Bereich Positionen auf Bestelldatenvorschlag.
➣ Der Dialog Bestelldatenvorschlag öffnet sich.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ aus, auf welchem Typ der Vorschlag basiert:
- Bestellung
- Lieferscheinnummer
Klicken Sie auf Hinzufügen.
➣ Eine neue Zeile wird hinzugefügt.
Geben Sie die Bestellnummer und Bestellposition oder die Lieferscheinnummer ein.
Hinweis
Sie können die Wertehilfe nutzen, um nach der Bestellnummer oder der Lieferscheinnummer zu suchen. Klicken Sie auf das Icon , um die Wertehilfe zu öffnen.
Klicken Sie auf Ausführen.
➣ Im Bereich Positionen wird eine neue Positionszeile mit den ausgewählten Daten hinzugefügt. Sie können einige Daten, z. B. Betrag und Menge, bearbeiten.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position löschen

Aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte der Position, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf Löschen/Rückgängig.
➣ Die Position wird zum Löschen markiert. In der Spalte zu Löschen wird das Icon angezeigt.
Hinweis
Die Position ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelöscht. Sie können die Markierung zum Löschen rückgängig machen, indem Sie noch einmal auf Löschen/Rückgängig klicken.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Position wird gelöscht.

Einen Wareneingang anlegen

Bei Rechnungen mit Bestellbezug können Sie Wareneingänge für Positionen anlegen.

Klicken Sie im Bereich Positionen in der Spalte Aktionen auf Zusätzliche Optionen → Wareneingang anlegen.
➣ Der Dialog Warenbewegung anlegen öffnet sich.
Geben Sie die relevanten Daten für den Wareneingang ein, z. B. das Material, und füllen Sie alle Pflichtfelder aus.
Hinweis
Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Der Wareneingang ist angelegt.

Einen Anhang hinzufügen

Klicken Sie im Bereich Anhang auf Anhang erstellen.
➣ Der Dialog Anhang erstellen öffnet sich.
Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie die PDF-Datei aus, die als Anhang hochgeladen werden soll.
Hinweis
Alternativ können Sie die Datei per Drag-and-Drop in den Dialog ziehen.
➣ Die Datei wird im Dialog angezeigt. Das Feld Dateiname wird automatisch gefüllt.
Wählen Sie im Feld Archive Dokumentart die Dokumentart des Anhangs aus.
Geben Sie im Feld Beschreibung optional eine kurze Beschreibung zu dem Anhang ein.
Klicken Sie auf Erstellen.
➤ Die Datei wird als Anhang hinzugefügt und erscheint in der Liste Anhänge. Sie können die Felder Dateiname, Archive Dokumentart und Beschreibung nach dem Upload bearbeiten.
Hinweis
Um den Anhang im Viewer anzuzeigen, klicken Sie auf Details am Ende der Zeile.

Einen Anhang löschen

Aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte des Anhangs, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf Löschen/Rückgängig.
➣ Der Anhang wird zum Löschen markiert. In der Spalte zu Löschen wird das Icon angezeigt.
Hinweis
Der Anhang ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelöscht. Sie können die Markierung zum Löschen rückgängig machen, indem Sie noch einmal auf Löschen/Rückgängig klicken.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Der Anhang wird gelöscht.

Eine Nachricht hinzufügen

Klicken Sie im Bereich Nachricht auf Hinzufügen.
➣ Das Nachrichtenfeld öffnet sich.
Geben Sie Text in das Nachrichtenfeld ein.
Der Text wird allen weiteren Bearbeitern der Rechnung angezeigt.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Nachricht wird hinzugefügt.

In diesem Abschnitt:

xSuite Invoice Sphere