Glossar

Elasticsearch ist eine Suchmaschine, die auf Apache Lucene basiert. Elasticsearch ermöglicht die Recherche und die Filterung von Anhängen verschiedenster Typen durch Plug-ins und Google-ähnliche Suchmöglichkeiten. Elasticsearch wird in xSuite Archive Prism nur für die Indexierung von Dokumenten genutzt. Für alle anderen Ablagen (außer der Datei-Archivablage selbst) wird MongoDB verwendet.

Legal Hold ist eine Veränderungssperre für alle Benutzer. Ein Legal Hold wird über das Metadatenfeld DoNotDeleteBefore definiert. In diesem Feld ist ein Datums-/Uhrzeit-Wert angegeben, vor dem ein Dokument nicht gelöscht werden kann. Die Metadaten werden nur in die Verwaltungsdatenbank eingetragen. Die Dokumente im Archiv werden dadurch nicht verändert.

MongoDB ist eine NoSQL-Datenbank. MongoDB hat einen hohen Datendurchsatz, der im hohen zweistelligen Millionenbereich pro Stunde liegt. Die Datenbank kann in verschiedenen Betriebsarten verwendet werden. Die Betriebsart, die fast überall verwendet wird, hat eine hohe Datensicherheit. Der Datendurchsatz und die Datensicherheit zeichnen MongoDB für Archivsysteme aus.

Nummernkreise generieren fortlaufende Nummern. Die Implementierung stellt sicher, dass keine Lücken in der Nummerierung entstehen. Wenn Lücken vorhanden sind, wurde ein Dokument gelöscht. Nummernkreise unterstützen die revisionssichere Archivierung.

Jedes Dokument hat eine eindeutige Referenz. Über die Referenz ist ein Dokument im Archivsystem auffindbar. Eine Referenz ist immer nach dem Muster ACDC:///{Mandant}/Archivpfad$DokumentID aufgebaut. Die Angabe eines Mandanten ist optional. Beispiel: ACDC:///Kunden$25d6602ac13211e58126000000000000

Die Retention ist die Aufbewahrungsfrist eines Archivdokuments. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Dokumente über die Software nicht mehr geöffnet werden. Dies impliziert nicht generell, dass diese Dokumente zu diesem Zeitpunkt auch physikalisch gelöscht sind. Sie können die Retention über die Archiv-Eigenschaften oder über die Dokumenttyp-Eigenschaften definieren.

"Single Instance" ist eine Betriebsart eines Archivs. In dieser Betriebsart wird ein identischer Anhang nur einmal abgespeichert. Dazu muss vor der Ablage ein Hash über den Inhalt der Datei ermittelt werden. Dateien gelten als identisch, wenn der Hash gleich ist. Das Archiv hält für diese Dateien eine MongoDB-Collection, in der der Hash und ein Referenz-Zähler verwaltet werden. Mit jedem neuen Anhang gleichen Hashs erhöht sich der Zähler. Wenn ein Anhang gelöscht wird, vermindert sich der Zähler. Wenn der Zähler auf 0 ist, kann der Eintrag in der Datenbank und der Anhang gelöscht werden.

Sie können die Betriebsart über die Archiv-Eigenschaft SingleInstance definieren.